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财务共享服务中心不是电子报账系统!财务共享要用到哪些软件?

摘 要

近段时间,看到过很多财务共享服务中心的招标文件,发现了一个普遍的现象,90%的招标要求就是费用报销系统(或电子报账系统)和影像管理系统招标。问题就来了,这是对财务共享服务中心的误解?还是真是企业的需求?这么普遍的现象这不是企业需求的问题,而且财务共享服务中心这个概念已经被误导了。

可以这样理解,用电子报账系统和影像管理系统,只实现费用的共享,应收、应付业务、总账等只实现了集中或者部分共享。特别是有些企业的费用只占整个集团开支的一小部分,应付或者应收占财务管理的大部分工作量时,如果只使用一个电子报账,明显会存在短板。

那么,朋友们就要问了?财务共享服务中心会用到哪些系统?根据每家企业的类型不同,使用的系统也会有一些差别。

真正的共享服务中心,应该还包括核算、应收,应付,资金,资产,单证,总帐,税务等业务及各种内部管理系统实现,下面列出大概共享服务中心会用的哪些系统。

1会计核算系统

大到ERP,小到一些简单的核算软件有很多厂商提供成熟的产品。如:Oracle、SAP、金蝶、用友、浪潮等等。一般在建设财务共享服务中心前,ERP系统最好进行统一,对建设共享会有好处。

2网络报销系统

员工自助报销,提供便利的电子审批流程,支持从员工在线填单、业务审批、财务审核/复核、到自动生成预制会计凭证、付款状态确认整个端到端业务流程。如A-Share电子报账系统。

3影像管理系统

用于实现票据实物流管理以及票据影像处理,从而实现票据实物的跟踪以及无纸化业务处理。

4银企互联系统

通过和银行实现后台接口方式,实现支付的电子化,能够提升支付效率和安全性。此外通过和银行系统的对接能够实现自动对帐,大大简化对帐工作量。

5档案管理系统

实现对电子档案、实物档案组卷、归档、库房、借阅等管理,有些影像管理系统会带这部分功能。如:A-Share档案影像管理系统。

6AR应收账款核销系统

属于AR的前端系统,在集中资金账户收款后,信息分发至各分支单位确认合同信息,并反馈进行应收账款核销。同时,支持发票申请和开具以及发票实物跟踪流程。

7AR应收自动开票系统

用于财务共享中心集中管控开票、复杂多变开票需求的企业。通过和ERP系统对接,将ERP的开票数据读出来统一管理,再通过金税开票接口将发票统一打印,实现发票实物跟踪流程管理。不同于以上AR应收账款核销系统,不同的公司可以选择不同的解决方案。

8AP应付三单匹配系统

对AP应付的所有收到的发票进行扫描识别,和定单(PO)、入库单(GR)自动比对,实现自动比对审核,并和ERP对接生成记帐凭证。

9增值税发票集中网上认证系统

将集团所有分公司的增值税发票在财务共享服务中心一个点实现集中实现网上认证抵扣。通过认证状态的获取,也方便实现应付业务的流程化、规范化管理。

10VSS供应商门户

供应商门店是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理,以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统。也可以在供应商门户中实现发票管理功能,对账功能,付款状态管理等功能。

11会计核算质量管理系统

用于定义质量控制点并进行质量检测的任务分派和跟踪。系统也针对一些质量控制点进行自动监测。对于人工监测和自动检查的结果形成质量看板动态展示。

12税务共享云管理系统

实现真正意义上的税务共享。对集团及下属各纳税主体,包括子公司,分公司等的税务情况进行统一管理,包括:基础数据管理、税务工作流管理、企业所得税管理、个人所得税管理、印花税管理、房产税管理、城镇土地使用税管理、增值税管理、发票管理、附加税、统计、分析和预警、税金预算管控、涉税项目管理等功能。

13纳税自动申报系统

实现集团内各企业、各税种的集中自动申报管理。实现纳税申报自动化,系统化:为集团共享公司提供自动纳税申报平台,提高纳税申报效率;降低人工成本,规避税务风险。

14预算编制系统

通过系统实现预算编制的过程,包括预算申报、预算平衡、报表试算、KPI测算等系列功能。

15资金管理系统

通过系统实现对资金的计划分配,并结合报销系统进行控制,此外,资金系统能够实现对银行帐号的管理,以及票证业务的处理。如:九恒星、拜特等。

16采购合同管理系统

对采购及非采购类合同继续管理,辅助财务进行合同支付。注:部分电子报帐系统会带有此功能。

17项目(销售合同)管理系统

进行收入项目的管理,从而辅助支持收入确认。注:部分电子报帐系统会带有此功能。

18成本管理系统

生产成本通常会通过ERP来进行管理,这里的成本管理可理解为费用管理系统,该系统通过建立成本模型,来实现成本监控、成本预警、成本分析等功能。此外,针对特定费用还可以开发特定系统进行管理,如针对通讯费开发通讯费管理系统等。

19绩效管理系统

用于辅助企业的绩效管理,通过系统建立绩效考核指标模型,并从多系统中提取数据进行考核指标测算以及考核报表的编制。

部分共享服务中心也需要通过共享人员的绩效管理来考核工作量和发放工资。

20决策支持系统

共享服务中心是一个企业的大数据中心,通过BI工具辅助进行分析,是最佳管理会计实践点。

21合并报表系统

通过系统实现各子公司报表的收集,提供调整分录的录入功能并最终完成合并。一般多元化企业或上市公司使用比较多。


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整理:A-Share编辑部

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