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【自动化共享】财务共享服务中心高效节省成本之必备系统!

目前很多企业的财务共享服务中心是人很多,靠人海战术实现财务共享。所以不少国内的财务共享服务中心,本着省钱的目的,但最后实施下来发现并不省钱,甚至还可能花更多钱!

为什么?因为我们不能靠人解决问题,要靠系统!靠自动化!让200人的团队减到100人、150人,人员减少成本自然就下来了!

就算不想减少人员,也需要系统帮大家把操作工作量降下来,减少人员流失率,增加团队的稳定。

这段时间很多朋友咨询自动化共享服务中心具体的做法,今天A-Share爱共享(上海哲骧)就采用一问一答的方式告诉您,如何把财务共享服务中心很多人工操作的工作由电脑自动完成。我们把财务共享服务中心的很多需要人工操作(涉及费用、应收、应付、总账、税务、资金等工作岗位)的职能进行了分析,并统一用系统来实现。

方案包括

自动化应该包括共享服务中心的各个环节

一、AP应付

发票扫描识别自动录入

自动化三单匹配

自动应付帐款核销

增值税发票集中认证抵扣

供应商门户-自动核对

二、AR应收

发票自动开票

自动应收帐款核销

开票机发票抽取

三、报帐

电子报账平台

电子影像管理-自动审单

四、税务

集团税务共享平台

纳税自动申报

五、资金

银企直联系统-自动转帐

资金管理系统

具体如何做?

1、企业在建设共享服务中心时,预算、费控、合同管理、网上报销等系统有些是分别找不同的供应商来解决相关需求?

爱共享提供了预算、费控、合同管理、网上报销、共享平台,五合一的一体化解决方案,解决客户遇到的不同需求要找不同供应商的问题,并让数据互联互通。

2、录入ERP中的发票信息基本都由人员手工录入,该怎么解决?

爱共享提供扫描OCR识别技术进行自动录入方案,并且要针对中国的发票的特殊性进行相应的技术处理,使发票整张识别率达到90%以上,大幅度提高效率。

3、增值税发票是分散在全国各地进行认证抵扣的,共享后每个地方还要安排人员做认证抵扣的事情,做不到真正的精减人员,怎么解决?

爱共享提供增值税发票集中认证解决方案,在共享服务中心一个点实现所有地区的增值税发票统一集中认证,和扫描识别技术的结合,大幅度减少人员,提高效率。

4、有的公司使用SAP等ERP时,在付款时,需要人工进行发票(Invoice)、定单(PO)、入库单(GR)三单匹配后,才能付款。共享后,业务集中,发票量增加,付款效率受到很大的影响,经常被供应商投诉,该怎么解决?

爱共享提供发票扫描识别结果、和PO定单、GR入库单自动三单匹配方案,实现90%以上自动三单匹配,少部分例外情况人工干预。

5、现在财务在开发票时,发票上的各种信息都是手工录入的,遇到发票清单录入,拆分开票,合并开票,客户特殊要求费时费力,邮寄错误等情况,该怎么解决?

爱共享提供从ERP导出开票数据(定单、入库单或处理过后的数据),进行拆分、合并等业务和税法规则处理,和税控开票机对接,实现自动开票。并有完善的流程管理,可在系统中完成开票申请-审批-开票等功能,实现业务流程化管理。

6、OCR识别、三单匹配和认证通过率达不到100%?

爱共享采用开票机发票抽取方案,可以抽取供应商和关联企业的税控机发票数据,传输给共享服务中心,使三单匹配和认证通过率达到100%。

7、和供应商之间基本靠上门、电话和邮件沟通,沟通成本太高,快递成本太大,客服人员太多,效率太慢,付款不透明怎么办?

爱共享提供供应商门户由供应商自助服务,解决自主对账、自动核对、信息沟通、付款进度查询,付款透明等问题。

8、目前在电子报账系统中审核发票时,需要一张一张看,1块钱的发票也审核,上万的发票也审核,费时又费力,该怎么解决?

爱共享提供基于OCR技术、图像分析技术,将发票金额等进行识别,实现发票的自动审核、重点审核、抽检审核,实现审单人员减少和减轻工作量。

9、目前企业集团每个业务系统的影像(费用影像、发票影像、合同管理影像、客户资料影像、文书档案、基建档案等)都是不同的软件中管理的,该怎么办?

爱共享提供集团影像管理平台,实现企业集团所有业务影像的集中化,统一化管理。

10、每次遇到审计时,翻箱倒柜的找凭证,很麻烦,怎么办?

爱共享提供基于集团影像的一键式审计技术和功能解决这个问题。

11、部分总账报表(如增值税发票报表)都是人工在excel中管理,该怎么办?

爱共享提供自动化的总账报表生成,将总账业务和应收、应付等系统集成,自动生成需求的总账报表。

12、共享范围内的公司税务管理独立,每家公司的各种税种(如增值税、企业所得税、个人所得税等)没有统一集中管理,该怎么办?

爱共享提供基于税务共享的集中管理平台,将集团内所有公司的各税种进行统一化,标准化,流程化管理。

13、现在纳税申报是由人工在各税务局网站上人工录入数据,要如何实现?

爱共享将生成的纳税申报表通过压缩和加密后,转为税务局网站接受的接口数据,自动实现纳税申报。包含国税和地税各税种。

14、如何将报账系统中的各种费用(对公、对私)和网银对接,实现查询,转账等功能,实现财务和资金共享?

爱共享提供银企直连系统,使电子报账平台与银行综合业务系统实现对接,企业无需专门登录网上银行,就可以利用电子报账平台完成对其银行账户包括分(子)公司银行账户的查询、转账、资金归集、信息下载等功能,提高了工作效率。

15、目前部分共享服务中心需要人工进行就收账款和应付账款核销,工作量特别大,有没有可能实现自动核销?

爱共享提供应付账款自动核销和应收账款自动核销。将自动开票和银行流水对应实现应收账款自动核销。将三单匹配和资金管理对接,实现应付账款的自动核销。