首页 > 共享知识库

电子专用发票还远吗?附企业电子档案解决方案参考

财政部、国家档案局3月31日联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》。

其中,明确来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证

符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外,电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

通知同时列明了电子会计凭证进行报销入账归档的条件,包括接收的电子会计凭证经查验合法、真实;电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账
 
通知所称的电子会计凭证是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证,包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证
 
解读如下:

一、政策推进明显加快,电子发票成为企业财务信息化转型必然步骤

五百强企业基本已经实现报销的电子化,根据FSSC调研近半企业已经推行了电子报销,65%没有财务共享的企业最近三年内会进一步推行电子档案以及电子报销,这个规范的发布有利于企业信息化的进一步推进,另外一方面,推行的力度、决心,监管与步伐亦是明显的。

2个月的试点中,主要是观察了企业会计信息化工作中,开展电子发票电子化报销入账试点工作中,过程是否符合《企业会计信息化工作规范》有关要求;二是开展电子发票归档试点,即在没有电子档案管理系统情况下,档案部门或档案人员直接从会计核算部门或会计核算系统接收电子发票,并仅以电子形式归档,归档存储格式符合要求,归档过程中电子发票真实性、完整性、可用性、安全性有保障。同时总结成功经验,并于7月拓展了其他试点企业,包括东港股份等。

二、有利于规范与管控、简化操作

原本对于接受电子会计凭证经验证合法、真实性、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,这一说法各地操作不同,推行电子档案时需要与地方税务单位明确,有了当下的政策强势推行,或是有利于推动该方面的地方单位沟通与明确。

市面上已有很多解决方案,爱共享在OCR影像识别与电子档案系统领域在业界享有盛名,为多家著名百强企业提供影像识别系统解决方案,详情可致电400-633-9088 

以发票自动审核与员工信用管理体系为例:

(一)重点审核+系统抽检✪

在以前审单时,需要对每张单据都进行审核,一天的审单量很有限,效率不高。

一般来说,企业的发票金额符合“2·8”原则,即80%的发票金额在100元以上,20%的发票是100元以下的小额发票。采用OCR技术或OCR+图像分析技术对发票金额进行识别后,按照票面金额进行排序(可以倒序、也可以顺序),金额最大的排在最上面,金额最小的排在后面,并且制定一个审核标准,按照“重点审核+系统抽检”相结合的方式如:

❶ 发票金额在100元以下的,由系统自动审核,并结合系统抽检的方式审核审查部分报销业务的规范性、合理性等(抽检比例由企业根据具体情况设定,如10%);

❷ 发票金额在100元以上的,实行重点审核(智能审核+人工审核)。通过借助OCR识别技术,对接企业费用报销系统和影像管理平台,将财务审单中的相当一部分工作量转化为智能审单模式,如发票验真,发票认证,发票抬头、日期、金额、内容、税率等信息查验等等。只有确需依赖人工判断、分析的数据,才由人工来进行审核。如此,就能进一步提升财务审单的自动化、智能化水平,提升员工费用报销发票审核效率。

企业在使用这种技术后,工作效率能够提升30%-50%。

✪(二)建立员工报销信用评估体系✪

“重点审核+系统抽检”的管理模式下,对于采用抽检方式管理的小额发票,建议结合企业员工报销管理要求,逐步建立员工个人信用评估体系,基于对公司员工的信任机制,由系统自动审核相应的小额发票即可完成报销;对于抽检的部分,如果发现有问题发票,如假发票等,则与员工的信用结合起来,计入员工信用评分并建立员工信用等级,并在后续报销中,针对信用等级较低的员工报销,进行重点审核,进而来加强对公司小额发票的管控。

目前,A-Share爱共享能够提供基于OCR技术、图像分析技术的发票识别解决方案,通过提供发票数据自动录入方案,并针对国内发票的特殊性进行相应的技术处理,对发票金额等进行识别,最大限度地提升发票识别率,在此基础上帮助企业实现各类发票的自动审核、重点审核、抽检审核等,进而减少审单工作量并进一步减少审单人员,提升财务工作效率。

三、以信息系统常见系统功能解读“符合相关条件”

《通知》的下发不仅肯定了电子会计凭证的法律有效性,还明确指出“除法律和行政法规另有规定外,在符合相关条件的基础上,各类组织可以直接使用电子会计凭证进行报销、入账、归档。

对应信息系统而言,可包括:

条件1:接收的电子会计凭证经查验合法、真实。

电子签章:数字身份证,保证线上签署;
发票的“电子印章”:智能识别发票票面信息通过检验平台验真

条件2:电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现。

规则设计:系统设置一经修改立即作废;

区块链技术跟进全过程电子记录;

数据库(数据池);

条件3:使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账。

OCR影像识别;

电子档案系统(己能保存电子档案又对原始资料建立搜索引擎与原始资料存储位置记录)

强大的中台;

报销、应付、应收系统中的自动查重、提醒,满足各系统对接的钩稽关系,自动匹配