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应收管理做全了吗?营收稽核怎么做?疫情下电子商务及全员营销带来的财务挑战与应对

疫情期间企业纷纷自救,很多传统的线下业务都增加了线上业务拓展、启动全员营销模式:直播带货、朋友圈刷屏、微商、直销……迅速风起了一波狂热的线上销售,为了促进收入,多个渠道齐发、各种促销政策并行、新产品、新服务方式不断诞生,比如汽车行业、家电行业推出口罩、防护服产品线、冷暖通风行业推出净化、杀毒系列、甚至连线下卖烤串的连锁门店也卖起了家庭烤串机。

 

对新业务方向、销售方式、利润模式的判断、危机下的决策支持,必须是来自一线的实时业务数据分析,包括各个渠道的当下现金流分析、订单核对等,同时从财务角度对风险管控并植入,然而新增加的渠道模式、业务方式、快速变化的促销政策等,对财务人、企业流程和系统都是一大挑战,尤其是在疫情中需要快速响应业务市场的变化。

 

一切为了活下去的改变迅速蔓延,根据统计局一、二月统计数据显示,在一片收入、利润、出口都下滑的软件行业里,唯有电子商务平台技术服务收入还在增长3.5%。江湖救急往往只能一时,麦肯锡曾经发起全球制造业领先企业研究,领军企业与其他制造商之间的差距日益拉大,原因有很多,但关键在于是否积极采用关键技术,包括数字化、自动化、先进分析、虚工业物联网(IIoT)等先进技术,同时提前布局这些的企业在遭遇危机以及经济环境变化时,往往表现出来较低的市场下滑波动,具有更强的生存能力。早一步的未雨绸缪能给当下带来更多的筹码。

走在业务、市场发展前,先布局好信息化、自动化的流程与系统,同时匹配人才储备,在哪个条件下都是好牌,这里的方法与措施有很多,在此仅以与财务息息相关的业务应收核查举例,感谢来自步步高商业连锁财务总监刘湘宁、FSSC专家王泽、杨辉提供的内容线索及观点参考。

一、业务便捷带来的财务烦恼

对于业务人员而言,多关注在收入上,能够多渠道、多方式、多促销,多组合,更便捷的支付等,以支付方式为例,有线上支付,如一般网银、快捷支付;第三方支付,如支付宝、微信、APPLE PAY、HUAWEI PAY、移动钱包等;线下有现金(包括部分现金部分卡、券)、POS机收款、实体或虚拟电子卡、券消费,同时还有结合各种信用卡、商机积分兑换、折价等促销活动,还没提到参与线上、线下活动临时推出的业务组合或者活动。


但是对于财务而言,每个渠道、每个支付方式都代表了一种核算方式,有不同的到账时间、手续费,每个产品、每个服务、每个业务线都可以是一个单独的核算体系,如果叠加了促销、组合、新品,那么核算以及分析更加复杂。
 
最难的往往是数据的完整收集,尤其是财务往往是事后算账,当业务订单已经发生并到资金回笼环节,再去追溯渠道、核对客户、产品与服务是否匹配,收入与费用是否匹配,不同的金额、订单、支付方式……越方便业务收款,财务营收核对越麻烦。尤其是现在的业务还有很多超越了传统业务的支付、退款方式,比如有免费试用、产品免费服务收费、预付款、积分兑换、各种信用卡、平台的活动、抵扣部分分期、实时退款……线上收入核对往往让很多财务人头疼,移动支付虽然便捷但是要做及时抓取数字、核对收入、每单匹配客户及订单情况并核对,仍然费心费力……
 
场景多样、营销变化、财务核算复杂、数据复杂这是多渠道、多场景的收款企业,以及多区域、多终端经营的集团型企业常见的问题,尤其是在零售、餐饮、消费品以及与个人生活相关的服务行业中,也可以说越支持业务,客户购买越方便,财务其实核算与统计越麻烦。


二、适合企业的才是最好的解决与应对

 

针对经营与业务方式的多样化,财务管控要做的是数据稽核,保证业务数据准确性、及时性和一致性;资金稽核,保证资金运作高效、规范,并且顾及资金成本与价值;运营稽核,保证运营、业务政策一致性,避免信用与风险性;财务稽核,保证财务运作的合规性、无差异和差错。
 
为了保证营收的管控与核算,有的企业把这部分单独列出设置营收稽核组,有的归纳在应收管理部门中,有的企业把这个设置为业务财务的工作职能之一,或者归属在终端管理者比如店长的考核要求内,也有的企业通过统一规则与科目,在报表合并时才会关注这样的问题。有的企业财务很强势,归属在财务管控中,有的企业业务很前沿,放在业务统计中。
 
举例,小牛电动把营收稽核归属在门店店长工作要求中,产品、配件、服务每天的销售情况从POS机、微信、支付宝、天猫渠道进行统计总额,财务一个月核对一次库存与应收。因为电动车有牌照的需求,匹配的钢印与编码,小牛只用简单的业务系统,满足门店维修消单、配件采购以及产品(单个)上报。每台车有二维码,结合小牛自己的APP,由客户注册、登记提交绑定信息以匹配产品、服务,所有网络渠道购买后,都是统一发货至门店,由门店核对、预约客户、安装与处理,包括保险服务的购买也是归属到客户自己选择的区域门店管理中。促销政策也统一由门店店长执行、统计费用(总额与业务提成挂钩)。
一方面综合成本,给每个门店或区域匹配财务人员不合适,一方面APP已经绑定了客户与主产品信息,业务系统保证了维修、配件、采购的需求,由门店店长完成营收的核算更便捷。
 
营收稽核放在哪个部门对于各个行业、企业而言,能够在最简单的操作中为佳以避免流程、手续、人员的繁多导致差异、风险与出错。
 
信息化的发展能带来更多的益处,以五百强企业步步高商业连锁为例,不提步步高其他业态,仅步步高零售领域,既有20多个亿年销售额的百货店,也有年销售额2-5亿的商超店,原来一个百货店需要15-20名、大商超需要1-2名财务人员来进行营收核查,一名会计通常管理2-3家门店店专做营收账务匹配。通过财务共享,把各类营收稽核、账务匹配的工作都在强大的中台里实现,就营收稽核对账已经做到人均20-27个店,结合OCR以及RPA,在去年年底及已经实现62%的自动智能审单。信息化的好处不光降低了人员,也进一步实现了高效与快速反应。

 

三、信息化解决方案参考

针对营收稽核或应收系统的信息化方案,简单和复杂的都有,这里以带有线上、线下产品与零售行业为例,讲述下企业可参考信息化解决方案设计的思路:

 

S公司为连锁餐饮门店,线下零售门店堂吃、线上售卡、券、产品,采购了外部产品贴牌销售,同时提供自有外卖服务,并参与其他外卖服务APP,为了推广业务有免费试吃,日常有各种促销活动,比如满减、赠送或者参与线上活动奖品等(线下领取),同时对于外卖投诉有设置赔偿及退货。为了便于销售,支付宝、微信、银联卡、移动支付、苹果钱包、现金都可以支付,而且可使用微信、淘宝小程序赠送产品或者消费卡券。

 

总部对各经营单位包括B2B(加盟店)及门店零售业务的营业款项进行销售收入稽核,包括营收资金稽核、业财稽核、营收数据的稽核,分别从订单系统、收银系统中将销售订单明细及其结算方式进行核对匹配,在稽核过程中,进行差异金额的追踪、确认及调账功能,并赋有自动计税、生成凭证以及关账的相关功能。

 

系统设计思路:

△ 零售业务基于门店对收入稽核、B2B业务模式下基于渠道进行收入稽核,支持财月及自然月日历,配不同账期打开、关账的需求;

△ 通过预设的对账规则,将系统交易收入按收入关联的支付渠道进行自动关联与比对。实现自动化差异比对与匹配,以及合理的差异类型判断;

△ 稽核的规则支持可视化配置,稽核可以进行滚动核对以及重新计算;

△ 基于系统中预设的账期,自动生成含本期期初、本期发生与本期期末会计概念上的数据报表;

△ 支持结转凭证、暂估、差异调整、税费及特许权使用费凭证的审核及过账动作,可实现对接其他系统,生成过账凭证;

△ 对于销售渠道新增有配置功能,稽核的最小单位为每个独立营运渠道或者销售平台的一天的收入;

△ 通过可配置的公式,将收银系统的数据与支付平台的数据,在每一笔交易的层面上进行校验,通过滚动对账来实现不同支付渠道到账日期的自动对账,自动进行销售收入的稽核,并记录差异原因,最后实现对账成功的销售收入自动生成总账凭证;

规则与流程设计越细,数据的颗粒度越细,越有利于快速响应市场变化,在瞬息变化的环境下,企业要取得致胜优势的关键是:
 
一、企业自身对信息化发展的关注,愿意投入精力、人力与资金,这里前两者的影响要大于资金;
 
二、循序渐进,信息化的路程不是一时,而是一直,对于投入系统后给系统带来改变和影响一定磨合的时间
三、财务要介入业务,甚至同行与新业务诞生时,有意识配合业务变化的更新管控流程;
 
四、财务人要掌握准则及勾稽关系的设定,学会总结规律,设计规则。;
 
所有的改变都需要时间与适应,技术实施最终关键的是人,包括企业人、实施者,相关业务人等,信息化建设财务不是无关人而是必要相关人,所以这也是所有企业需要关注的要点。
作者:财格网络总经理陈莲 文章来自LOVEFSSC