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财务共享的成本降低和效率提升,主要是依靠系统来实现吗?

本文转载自LOVEFSSC,由财格网络谢美媛编辑整理

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于汇,现任哈药集团股份公司财务共享中心负责人。曾任股份公司ERP项目财务业务负责人、财务转型项目负责人、哈药总厂财务部副部长,负责财务转型整体方案设计以及推行、落地、曾管理过集团公司财务分析、全面预算、上市公司报表合并与信息披露。

哈尔滨商业大学会计学硕士、哈尔滨工业大学MBA;注册会计师CPA、税务师TA、高级会计师。中国医药会计学会、中国医药财务与政策研究院研究员;具有夯实的财税法规专业知识、丰富的财务管理实践经验,结合对医药行业相关政策的熟悉,成功主导了哈药集团财务转型、并完成财务共享中心建设,引领哈药集团成为黑龙江省首家实现财务共享的企业。依靠系统化和流程化,降低近60%人力成本,结合实时数据分析为业务、决策提供支持,率团队为哈药集团转型提供巨大推力。

 

1、财务共享是否是更适合全资子公司进行财务转型?如果下属公司是绝大部分的控股合资单位,应该如何开展和建立财务共享工作呢?财务共享的成本降低和效率提升更多的是靠系统来实现,这种说法是否正确?

控股公司是否能进行财务转型,主要是看集团公司对财务的掌控能力和与其他参股公司间的沟通,如果集团公司对下属控股公司有绝对的话语权,是可以通过共享模式进行优化成本 提升效率的;

 

财务共享的成本降低和效率提升一方面是基于系统实现,一方面也依靠统一的流程和标准化而实现的规模效益;

 

控股公司是否能进行财务转型,主要是看集团公司对财务的掌控能力和与其他参股公司间的沟通,如果集团公司对下属控股公司有绝对的话语权,是可以通过共享模式进行优化成本 提升效率的;

 

财务共享的成本降低和效率提升一方面是基于系统实现,一方面也依靠统一的流程和标准化而实现的规模效益。

2、哈药集团财务共享中心成立阶段最大的挑战是什么?公司是如何应对的?

最大的挑战是人员的变动 ,共享中心的设置打破了原有的人员组织关系和汇报层级,岗位设置,甚至工作地点 ,克服这种情况更多的是依靠顶层领导的支持和转型的宣贯。

3、关于分子公司的会计档案如何管理?由共享中心统一处理吗?

分子公司的会计档案是由共享中心统一管理,财务报账后 将完结的单据统一送至共享中心,由共享中心进行核对、存档、装订、上架、保存和后续借阅;借阅主要以电子档案借阅为主。

4、哈药共享中心原来的财务团队180多人精减至现在的80多人,是否这80多人都在共享中心,其他分子公司当地没有财务人员了吗?当地业务如何与共享中心配合,比如收款开专用票,报销交纸质发票,等具体的动作回复。

其他分子公司也保留部分财务人员, 主要做业务支持和预算分析,不涉及核算内容。业务部门通过共享平台与共享中心对接,发票开具在共享中心完成;纸质发票通过定期的档案归档统一传递至共享中心。

5、哈药的财务共享中心信息化平台采用SAP的解决方案,从系统咨询规划,系统实施到实际应用,是否满足了哈药的共享中心建设的需求?SAP是否提供了共享中心建设最佳实践?相较于其它供应商,有什么优势呢?

哈药的财务共享中心信息化平台应用的是SAP的SSF平台,由德勤公司负责实施的,目前的系统呈现已经满足了当初的建设需求,在共享中心的建设上,每个公司会基于原有的系统架构、业务模式等有不同的系统方案,相较于其他供应商,SAP有全套的ERP系统模块及BPC等合并、预算模块,可以更好的进行系统集成。

6、在建财务共享以后,之前的财务人员是转岗还是裁员了?

之前的财务人员主要是转岗,一是财务内部转型为分析职能人员;二是转到其他业务部门 哈药的财务共享中心的核心 并不是单单人员成本的降低  更多的是通过共享模式推动财务转型

7、哈药的共享覆盖了集团下属的所有控制企业吗?对于企业现有的系统,是通过什么方式切换?SAP覆盖率达到多少?

哈药的共享几乎覆盖了全部控股企业,但其中有一部分 由于规模较小未使用SAP仍然沿用原有的系统,是通过报表层面的对接 实现的最终合并数据出具。

8、SAP SSF在哈药财务共享中心都应用了哪些具体功能?

SAP SSF在哈药承接了系统前台和中台的功能,前台就是将全部员工的报账申请的登入界面,通过目录设置,可将销售业务、采购业务、费用报销、资产报账等进行逐级展示,员工根据相关业务提报相应的报账申请,在界面中填报、打印,系统可实现对基础信息的校验和二维码附码,方便后续的实物票据匹配;

 

中台功能主要是共享中心人员操作,包括任务池、派单模式、任务推送、步骤流转回退、绩效管理、数据管理;

9、关于标准化,有哪些心得可以分享?

对于建设共享中心 标准化是核心 甚至可以说是共享中心成败与否的关键,共享不是沿用以前的标准进行的简单的人员集中,而一定通过梳理流程和标准 建立一套统一的标准化体系来实现规模效益 前期的标准化建立 要充分的与各公司原有的业务人员、财务人员沟通 达成统一和共识。

10、财务共享中心成立后,内部管理效率提升方面能否再介绍一下?哪些方面有明显提升,哪些方面效果不明显或不是财务共享模式能解决的。

财务处理各环节的效率有明显提升,涉及业务环节的,需要看业务的配合程度。

11、代理商费用发票报销是否纳入了共享系统?

所有的费用发票都通过共享中心统一处理。

12、哈药共享中心的标准化体系和维护机制可以多分享点吗?

标准化的体系须由共享中心统一制定和维护, 以保证标准化是站在整个集团公司的利益上设置, 不偏重于某一家。当然前期需要和各公司充分沟通。

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