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费用报销是时候做改变了!自动化报销:没有做不好的报销!

作者:A-Share爱共享

电话:400-633-9088

 

财务共享服务中心目前普遍存在:

费用报销不够简单、智能、便捷的问题。 

费用组人员占共享服务中心大多数,

基本靠堆人解决审核的问题。

费用组人员离职率最高。

共享后员工报销还没有传统报销拿到钱快。

营改增、电子发票等各种政策,新事务、新技术...

费用报销是时候做一些改变了。

自动化费用报销系统的目标:

减少纸质发票、实现自动化审核和账务处理、支付

 ◆ ◆

[费用报销的现状]

一、员工

 员工报销纸质票太多,贴起来麻烦,费劲?

发票还需要扫描识别,贴的不好扫描仪卡纸?

说好共享后,报销那个速度叫快呀,实际?

等到花儿也谢了…

二、共享的审单人员

共享费用组人员离职率高?为啥呢?

审核时看了报销申请单,还要看影像?

头左边甩甩,右边甩,一直在摇头叫NO!


有的报销系统用双屏?头摇的可以跳新疆舞-移颈了~

每张发票扫描件都要审核,影像放大缩小看?

眼睛看花了?视力2.0直降到0.5呀~@~

真假发票?重复问题?合规问题?都是人工在审核…

三、档案管理人员

纸质发票太多,装订人员那个叫费劲呀!

对不起,我不是财务,请叫我装订工...

 

这一切种种,皆因纸质发票太多啦 ◆ ◆

[费用报销的变革]

如何大幅减少纸质发票数量才是报销业务痛点,这需要从源头上进行控制,也是费用报销审核自动化、帐务处理自动化的根本。要想解决这些问题,首先分析费用报销中的有一些什么内容:差旅、出行、公共交通、办公用品购买、餐饮等,另外还行需要考虑电子发票、营改增等新政策和新事务、新技术。

 财务共享服务中心虽然是多个系统的整合,但如果每个需求都用一套系统解决方案,共享服务中心会面临系统过多,学习使用复杂,不好管理的问题。所以整合型的解决方案是最佳的选择。可以达到省钱,省力,也实现了最佳性价比。

一、差旅服务

员工外地出差经常要坐飞机和住酒店、火车票、汽车票,通过集成携程,去哪儿等差旅平台:

1、对员工来说,在线集中订机票、酒店,因公订单企业支付,不需要借款,无需自己垫付;并且系统也将自动汇总所有单据信息,便于员工提交报销;支持预充值的方式,对于每一笔费用进行支付。

2、对企业来说,报销数据直接进系统,无需进行人工核对,实现自动化审核。员工住酒店可以享受协议价,降低成本,根据企业单月的费用发生情况,也可申请月结支付。

二、出行

员工在外可在线订车、支持滴滴出行、易到、神州专车等企业版帐户。

1、员工出行可选择企业支付

2、消费数据实时同步

3、可一键生成报销单

三、办公购物

针对办公用品等采购需求,可以对接天猫、京东、易迅、苏宁等实现对接。实现电子发票、增值税专用发票等的报销对接。

 

四、餐饮

集成订餐小秘书、大众点评、饿了吗、美团等,解决商务宴请的需求。

五、电子发票

电子发票是2016年新出来的新事务,对开票企业、受票企业、个人都有不少好处。除了电子商务,公共交通等目前也在大力推广电子发票。

但目前电子发票基本由个人打印后按照传统方式报销,没有达到纸质发票减少的目的 。另外,目前需要考虑的有百望、航信、用友、爱共享等10余家公司的电子发票平台,如果要集成电子发票,这个工作量还是比较大的。但电子发票是一个趋势,这是减少纸质发票、实现报销自动化的一个很重要的前提。

目前已经集成百望、爱共享的电子发票开票系统;同时也支持商户的电子发票平台集成,后续将集成更多商户;通过扫一扫直接将电子发票扫入报销系统,杜绝重复打印、从源头上保障发票真实性。

除了获得如京东、必胜客、麦当劳等各企业的电子发票、还应该实现发票归集、发票真伪查验、发票重复检查等功能。和纸质发票扫描件操作一样,在共享服务中心审单时,可以直接打开电子发票PDF文档。

六、营改增

随着今年四大行业的营改增的全部推广,除了电子发票新事务的出现,费用报销中的增值税专用发票越来越多(PS:企业要尽可能多的取得合法的增值税专用发票,因为抵扣的钱就是企业的利润),这些发票除了报销,还需要认证抵扣。增值税专用发票目前只能是纸质发票,所以在做费用报销时,要将这些增值税发票和其他报销的发票扫描一次,在做认证抵扣时,需要将这些发票抽取出来,再扫描识别一次做抵扣。

所以需要解决费用报销中增值税专用发票中的重复扫描、重复报销、集中认证抵扣的问题。