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财务共享中心合规风险:未结算关联方交易

大型公司会计业务经常涉及到非存货类关联方交易。举例来说,关联方公司甲因技术难关,邀请关联方公司乙的工程师到现场提供技术支持,差旅费应当由甲公司承担,但因为种种原因,该工程师只能在乙公司报销差旅费,乙公司在支付差旅费的同时,应当向甲公司收回这笔金额,这样关联方交易就产生。

针对这个例子,乙公司在收到差旅费报销申请时的会计凭证为,借差旅费,贷应付某某工程师,向甲公司收回该笔金额时的会计凭证为,借应收帐款-甲公司,贷差旅费(为简化起见,这里略去相关税费的处理)。甲公司收到乙公司的帐单时的会计凭证为,借差旅费,贷应付帐款-乙公司。

需要说明的是,在很多大型公司,在设置ERP会计科目时,会将关联方公司的应收帐款和应付帐款与非关联方公司的应收应付分别设置成不同的总帐科目,例如,第三方应付帐款为230000,关联方应付帐款为231000,这样对于向外报送的会计报表,应付帐款为所有23XXXX会计科目的合计数,而向母公司报送的会计报表上,分别列示关联方与非关联方的应付帐款。母公司在出具合并会计报表时,能够很容易地抵消关联方公司之间的应收应付,整个集团公司的合并会计报表上列示的应收或应付帐款是针对于集团公司而言的,真正的应向第三方收取或支付的款项。

 这个例子,是理想状态,即业务发生的当月,乙公司差旅费报销和向甲公司收回金额均已完成。实际情况可能会比这复杂。例如,该技术支持不是一次性能完成的,需要工程师在数个会计期间中多次前往甲公司提供技术支持,第一个会计期间结束时工程师报销了1200美元的差旅费,而根据集团公司的会计政策,累计达到2000美元时才能启用关联方结算流程。这样在第一个月结束时,如何记录该工程师报销的差旅费呢?
第一种方法

只记录差旅费报销凭证(借差旅费,贷应付某某工程师),因未向甲公司收费,第二笔凭证暂时不入帐。这样就会产生几个问题,一是对于乙公司而言,因这笔差旅费不是因乙公司生产经营活动而发生的,记录乙公司的费用,不符合配比原则;二是对乙公司来说,如果这样的费用比较多的话,会严重影响乙公司的考核指标,乙公司业务部门和财务总监都会拒绝这样的会计记录。所以这种方法通常不会被采用。

第二种方法

为很多公司在实务中采用的,即将工程师报销的差旅费记入其他应收款,借其他应收款,贷应付某某工程师。这种方法从乙公司角度来说,解决了上述两个问题,不会计入乙公司费用,也无损于乙公司考核指标,这也就为什么很多公司都采采用这种方法的原因。但是从集团公司角度来看,这项业务的实质是发生了一笔费用(甲公司的费用)和一笔负债(乙公司的负债,应付某某工程师),但按这种方法记帐,在集团公司的合度会计报表上就会反映为增加一笔资产(乙公司的其他应收款)和一笔负债(乙公司应付某某工程师)。其结果是合并会计报表虚增资产和利润,虚减费用,合并会计报表未能公允反映企业的财务状况和经营成果,是严重的合规性问题。这也是为什么集团公司内部审计师都很重视这类关联方交易的原因。

比较好的解决方案是,当工程师报销差旅费时,乙公司记入费用(借差旅费,贷应付某某工程师),同时,与甲公司沟通该事项,双方在同时作预提,甲公司会计凭证为,借差旅费,贷应付乙公司;乙公司会计凭证为,借应收甲公司,贷差旅费。下一会计期间,甲已公司都将上述预提凭证冲回,如果下一会计期间期末累计金额已超过2000美元,双方按正常的关联结算流程完成该交易,如果仍未达到2000美元,期末继续预提。

需要注意的是:
1
期末的预提凭证必须甲乙公司同时计提,如果只有乙公司入帐,而甲公司未入帐,那么在集团公司的合并会计报表上,关联方公司之间的内部交易无法相互抵消,这也是严重的合规问题。
2
如果该工程师只在第一个会计期间报销了差旅费1200美元,第二个会计期间没有出差因而没有报销费用,但乙公司与甲公司发生了另一项业务,需用向甲公司收取800美元,那么这两项业务的金额可以合并起来,启用关联方结算流程,向甲公司出具2000美元的帐单。也就是说,集团公司规定的限额,是针对结算金额的,可以是若干项交易累计额。
3
如果乙公司在期末未能及时与甲沟通而使双方同时预提关联方交易的,乙公司期末就不应作任何调整,该工程师报销的1200美元,就应计入乙公司的费用。这样虽然于乙公司来说不尽合理(乙公司在计算应纳税所得额时也应作相应调整),但从集团公司合并报表的看是正确的。这一做法应明确在集团公司的会计政策中,以迫使下属关联方公司在发生这类交易是按正确的方法进行会计处理。
总体来说,将未结算的应收关联方款项记入其他应收款是比较容易被忽略的一种合规性风险。财务共享中心人员在处理中需要格外注意。