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流程设计不只是画个流程图,是财务共享服务中心建设的基石

上一篇文章讲到,财务共享服务中心是标准化流程的体现。

不少朋友说要我写写流程设计的文章,

并具体讲一讲流程对财务共享的好处。

流程设计在大家的印象里,

是不是感觉很虚?看不懂?显得很高大上?

希望这篇文章能让大家对流程设计有个大概的了解

一、首先从大的方向讲一讲流程设计的好处

由于每家公司的业务形态不同,管理者的不同,管理的方式方法的不同,流程都会不一样。简单来讲,100家公司有100种管理方法和几百种流程。所以对集团公司来讲,如果下属企业有100家,领导者的能力体现就是把公司进行按照一种思路方法进行管理,制定出一系列标准流程进行管理,做到每个人员各司其职,避免公司的人力、物力、财力浪费在每个环节的沟通上。Ps:如果没有统一标准化流程,换做你是领导,那你天天到处救火吧,不用去做别事情了。

       没有好的流程时,大家是这样的:你做我份内的事,他做你份内的事,我做你们俩份内的事。就是一团~

 有好的流程时,就是这样的,大家各干各事,你做完,我接着做,我做完,他接着做。 

       公司管理需要流程,财务管理因为涉及管钱,就更需要条理清晰的流程。集团财务管理没有进行财务共享管理前,每个分子公司都按照自己的流程进行财务管理,大到年度预算流程,小到员工报销流程,都有自己的流程,有些是人工审批流程,有些是系统流程,有的是系统和人工混合流程。

二、财务共享服务中心是标准化流程的体现

      财务共享一个非常重要的特征就是将财务工作进行了规范和标准化处理。通过端到端的流程梳理,实现横向和纵向流程一体化贯通,并通过共享实现关键环节的高效标准化处理和集中管控。主要包括了预算、费用报销、应收、应付、总账管理、资产管理、资金结算、税务管理等流程,有经验的咨询公司,可以将流程设计做到4级流程,整个业务流程达到几百上千个。

      这些流程的设计,实现业务与财务职责合理分工、总部与下属单位的合理权限设计,最终实现业务财务一体化,确保业务活动在财务结果上的实时反馈;业务流程中体现财务对业务的监督和决策支持。

       流程设计关系到整个财务共享服务中心的运行效率,做共享服务中心的流程设计,不要为了想做流程优化而特意去设计,需要详细画出之前的业务流程,再画出共享后的流程,两者对比可以得出共享后有哪些提升点,哪些是关键点,哪些方面有了的提升。是减少了人?还是提升了效率?还是加强了风控?如果分析下来三者都没有实现,那就不需要做这个流程优化的事情了。

 

这里有一个特别注意的事情:有时候太牵强的流程改变对企业来说是影响非常大的,特别是那些根据领导思路来设计的流程,而不是数据对比分析出来的流程设计,对企业的发展有害而无利,这种情况在国有企业内常发生。所以好的咨询公司会坚持自己的观点,而不是一味迎合领导的意思,咨询人员将观点转达给企业领导做为决策意见也是非常重要的。

三、流程设计是对业务、IT技术综合理解的一种体现

看过一些咨询公司出的财务共享方案,有些方案只是对现有业务进行梳理和流程设计,没有体现出咨询应该有的前瞻性和管理思路。

所以在流程设计中有一个很重要值得注意的事项:流程设计不仅仅是梳理一下业务,设计一个流程、画个图而已,它需要的是业务的理解和IT技术的综合体现,咨询人员,流程设计参与人员需要对当前国内外的最新IT技术(包括自动化技术、最新营改增技术、电子发票、互联网技术等)等需要有所了解。就算做不到对未来几年财务共享发展趋势预测,咨询人员对这些了解后,给客户足够多的建议,让客户了解知道有哪些最新的技术和未来方向,由其决定是否采用,否则纯是理论设计出来的流程既不符合企业的要求,也不能给企业带来最大价值的体现。

四、一些主要流程:

下面用流程案例方式介绍一下财务共享的一些主要流程,也可以在下面案例流程里面找一找高科技,新技术~新思路~新概念~找到有奖!

➀ 费用流程

    实现共享的重点是建立分类清晰、条线合理、授权有度的费用管控模式,以及与预算、资金的集成。

➁ 采购至付款流程

       实现从供应商管理、合同管理到最终对账付款整个过程的无缝衔接是应付流程的重点,共享中心可以实现供应商对账、收票、票核、税票认证、付款的规模化集中处理等。

                                                                       

➂ 销售至收款流程

    建立从客户管理到应收账款管理的完整闭环,并实现在共享中心对关键控制点的集中管控。

➃ 影像单据流程

       未来共享中心将依托单据电子影像管理系统管理整个单据从发起、签收、扫描、派工、审核处理至归档全流程。


五、案例分析:

        这里放一个应付的对比流程图,从中即可得知通过流程梳理设计能带来哪些好处?通过了解这些,会明白没有做流程梳理前的是怎么操作的,梳理后又是怎么操作的。也就能知道为什么需要花这么多钱找咨询公司了:)郑重说明一下:找个好的咨询公司是建设财务共享服务中心的基石!

关键价值提升点:

1. 实现供应商在线业务结果确认,指导和关联开票,单单对应,减少了应付会计收票匹配的工作量,同时也解决开票跨月、数量较多不便于匹配的问题

2. 提高供应商和共享财务信息一致性、准确性、时效性,减少共享财务和供应商的沟通成本

3. 根据供应商的开票额度自动进行提醒,防止因为额度问题产生的退票    

涉及部门:事业部财务、共享应付会计。

作者注:太忙了,下篇文章需要再缓缓。朋友们有意见多提提探讨。