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原创干货|费用共享流程设计和费用报销系统方案

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    据统计,目前已经建设完成的财务共享服务中心中,83%将费用报销做为建设财务共享的第一步,可以看出费用报销系统在财务共享服务中心系统中的重要性。限于篇幅,重点来讲一讲费用流程共享设计和系统解决方案。

    但有一个问题需要注意的是,财务共享服务中心不是费用报销系统,也不是费用共享,财务共享应该是费用,应收,应付,资产,总账,税务,单证等的全面共享。

在费用共享的建设,费用流程设计是最重要的环节,费用共享的重点是建立分类清晰、条线合理、授权有度的费用管控模式,以及与预算、资金的集成。

费用报销特点与关键点

一、梳理费用分类与管控模式

1、各类支出的分类和端到端的费用管理模式梳理;

2、非经营性物资(行政物资、工程物资等)哪些作为存货进行管理,哪些作为费用进行管理。

二、纸质单据流和电子审批流分离

1、报销人线上填写电子报销单,审批人线上审批事项的合理性,大大提升费用报销的透明化程度,同时规定每个审批节点的审批时间并提供预警,申请人可以随时查看审批节点;

2、共享中心将核对纸质单据和电子审批流,审核单据合规性、标准符合性等,充分利用规模效应降低成本,发挥独立性,集中把控费用风险。

三、在可执行的制度规范下,明确清晰的授权审批层级、各审批人角色职责和流程控制逻辑;

四、基于系统支持的费用报销

1、电子报销流程基于工作流平台,避免过多的纸质单据签批,提高审批效率,且与移动工具如短信、微信等集成,提高审批效率;

2、系统固化很多费用控制关键点,提升管控效率;

3、工作流平台与财务核算系统接口,在审批完成后自动生成凭证,大大减轻费用核算工作量;

4、财务核算系统与资金系统接口,向报销卡或第三方付款,提高资金支付效率。

用流程共享重点一:分类清晰

根据费用特性优化管控模式,针对性的设定管控要点,提高管控效果。

费用产生的对象包括:

1)对公费用:广告费用、物流费用、办公费用、行政费用、用人费用、装潢费用、租赁费用;

2)对私费用(员工费用):市内交通费、差旅费、业务招待费、误餐费、通讯费。

 

费用管控模式:

1)先申请后报销:必须经过事前事项申请审批通过,才可进行费用报销。在申请环节做到事前预算管控,报销时不超过申请金额即可走快速报销流程。主要针对需要事前管控的费用类型;

2)直接报销:无需事前申请,可在费用产生后直接报销。主要针对有既定费用标准,或发生金额比较小且发生不频繁的费用类型。

系统设计:

1)通用费用:对于没有特殊表单要素要求的费用类型使用通用申请和报销表单;

2)专项费用:对于有特殊表单要素要求或者特殊报销流程要求的费用项目,要设计专项费用申请单、报销单及报销流程。例如:差旅费用、通讯费用、房屋租赁费用等。

用流程共享重点二:授权有度

分析整体费用的组成结构,并分析:

1、员工差旅标准和对授权标准;

2、管理高管的差旅费,应确定大区高管的范围、费用标准和对应的授权标准。

授权审批建议方案:

1、考虑授权,差旅费经过三级审批人审批;

2、所有费用申请全部经过第一审批人;

3、根据第二、三审批人的岗位和费用实际发生频率确定授权金额内控线;

4、内控线负责审核费用发生合理性和标准。


费用报销系统解决方案

一、一些必要的功能

首先,现在财务共享服务中心的费用控制系统不是以前简单的费用报销流程而已,和预算管理、合同管理、费用控制、报销和共享平台组成一体化解决方案。

其次,费用报销流程不是独立的,需要和合同管理、预算、ERP、银企直联等进行有效的集成。

再次,在互联网时代,移动应用APP的应用也是不可缺少的。微信企业号、公众号等的集成也是需要考虑的需求。

还有,费用控制系统通过工作流平台支持业务审批流程灵活定义,灵活、可视化的审批流程配置也是不可或缺的基本功能,需要满足99%的流程业务不需要修改源代码。

二、整体功能需求

费用控制系统支撑从员工在线填单、业务审批、财务审核/复核、到自动生成预制会计凭证、付款状态确认整个端到端的业务流程。费用控制系统通过在业务审批环节实现预算自动控制。费用控制系统通过任务池支撑财务共享服务中心审核任务的分配、调度与监控。

费用控制系统将报帐过程标准化为“员工填单”、“业务审批”、“财务审核/复核”、“付款确认”四个环节;

一、“员工填单”环节标准化为五个操作步骤:填写基本信息、填写报帐内容、填写付款信息、预览报帐单据、提交报帐单据。其中填写报帐内容时员工可以选择核销备用金(或预付款),提交报帐单据后员工可以打印报帐单封面。

二、“业务审批”环节需要支持灵活的审批流配置,包括项目线审批、部门线审批以及报帐金额判定审批层次,如果审批流程需要上升到财务总监、总经理,也在业务审批流中配置。系统需要在设计上预留会签审批的接口。

三、“财务审核/复核”环节,系统支持审核会计修改报帐单据内容(系统同时保留员工原始填单数据和会计修改后的数据),系统在审核页面自动生成预制会计凭证、并支持审核会计进行修改。

四、“付款确认”环节,系统需既支持从财务核算系统自动同步报帐单付款状态,也支持出纳在报帐系统手工确认付款状态。

三、涉及到的部分流程

1财务共享服务中心费用控制平台业务流程

2费用报销管理流程图

3实物流程图

针对目前财务共享服务中心邮寄费超支的问题,系统设计采用分布式和集中式两种扫描模式:

集中式扫描:适用于集团、总部人员等不需要寄送的情况。

分布式扫描:适用于外地营销人员或者分公司、行政大区等票据需要寄送的情况。扫描后暂存本地,按月或者按季快递,每年节省几十万快递费,也方便审核退票,重新扫描等。

4预算控制流程图

5合同管理流程图


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