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【精彩案例】共享中心人员竟然可以减少数十人!?永辉超市对账和AP应付无纸化项目分享

作者:朱国林 林洁 陈剑钗

前言

永辉超市近年飞速发展,目前全国拥有385家门店,年销售额近500亿。永辉超市收购上海联华超市21%的股份,并四度增持武汉中百集团,持有20%的股份。2015年京东集团43亿元投资永辉超市,通过这一交易,京东集团将持有永辉超市10%的股份。

鉴于之前公众号看到的案例基本都是制造,生产等行业,零售行业由于行业的不同,共享的方式特别是结算等方式都和其他行业显著不同。永辉超市2013自财务共享服务中心运行以来,由于门店开店数量的快速增长,供应商的快速增加,截止2015年10月份,供应商数量达到1万多个。所以共享后的AP应付压力非常大,应付组人数达到了60余人。为了便于管理,将原有应付组分为对账组和应付组。

本文将向大家介绍永辉超市对账和AP应付无纸化系统项目。永辉超市对账和AP应付无纸化系统解决方案上线2个月以来,签章成功率高达95%以上,一匹通过率高达95%以上,认证通过率:成功率大约99% ,10月份统计 30947张(不通过抽取软件抽取的发票张数为9323张,占发票的总数23%)认证失败仅41张,随着供应商的使用熟练,此比例会越来越高;无纸化系统上线前对账组总共26人,目前对账组变成7人。应付组目前29个人也减少部分人员,由于人员转为机动安排,具体数字不好统计。

编者按:很多朋友可能不了解,与传统的依靠纸张对账和应付相比,无纸化系统有什么不同?有什么优点?为什么能减少那么多人员成本?能带给供应商带来什么价值?那么,让小编带您了解下吧!

1无纸化线上背景

1.1
什么是无纸化?

无纸化是...

对账无纸化

合同无纸化

票核无纸化

付款自动化

1.2
传统依靠纸张有哪些弊端?

1.快递成本大

2.人工操作效率低

3.寄单不完整

4.丢单率高

5.沟通成本高

6.整单时间长

7.等待时间长

1.3
无纸化实现目标有哪些?

采用对账和应付无纸化系统可以很大程度上改善这些问题。那么,无纸化实现目标有哪些呢?

1.通过供应商对账和结算流程的优化,实现对账无纸化,减少纸质单据传递环节,减少供应商邮递和人工成本;

2.通过新平台的电子签章功能加强****商对于账单****的认可效力,提高账单数据确认过程的效率,避免账单数据不一致导致的后续纠纷;

3.通过对现有付款账期流程的梳理,规范付款条款约定与执行,增加供应商付款环节的透明度,提高供应商服务满意度;

4.通过建立共享客服中心,向供应商开放统一、高效的共享服务窗口;同时规范客服中心标准流程及操作规范,缩短服务响应时间,提升服务水平

2无纸化概述

2.1无纸化的优势

2.2VSS&发票管理系统&电子签章供应商平台、发票管理系统和电子签章支持VSS系统

使用电子签章的优势:

1.保障电子信息真实、完整、安全

2.减少纸张流转,减少打印成本

3.无需折叠与盖章,节约时间

4.付款更准时顺利,贷款无需久等


电子签章系统上线前后对比

上线前 必须打印对账单

① 浪费纸张、浪费时间

② 每页盖章,工作量大,效率低,耗时长

③ 单据过多,存储不便

上线后 不需打印对账单

① 节约纸张,节省时间

② 简化永辉财务的审核工作,提升结算效率

③ 附件减少,存储方便

使用无纸化发票管理系统的优势:

供应商使用无纸化发票管理系统,实现以下功能:

① 自动抽取发票信息、减少发票手工录入工作量,快捷省时;

② 提升了发票信息准确率,避免后期的因发票错误退回,影响付款;

③ 可以随时查询发票的全生命周期状态,掌握付款周期,如发票是否匹配通过,永辉是否收到发票,发票是否验证通过,操作简便、迅速得到想要的信息;

永辉使用无纸化发票管理系统,实现以下功能:

① 使用高速扫描仪,发票到永辉即可完成票核,省时省力;

② 票核系统自动完成,大大节约付款等待时间,提高工作效率;

③ 供应商发票统一管理、统一查询,更规范化、标准化,加强内控。

3无纸化业务改变细节

3.1 纸质单据邮寄改变对比:

有纸化供应商:在VSS上勾单确认后,需将所有的纸质单据寄送到共享中心进行财务确认;

无纸化供应商:对账日登录VSS上勾单确认后只需等2-3小时,由系统自动做财务确认,无需寄纸质单据;

给供应商带来的价值:对账加速,不需要等待财务确认,整个周期缩短到1小时以内;减少纸质原单的寄送,降低丢单率,同时节省每年的快递费用以及人工送单的费用。

3.2 对账确认改变对比:

有纸化供应商:供应商只有对对账信息单盖完公章并寄至共享后,才完成对账确认。

无纸化供应商:供应商只需要使用电子签章在VSS进行签章即可完成对账确认,无需邮寄对账信息单。

给供应商带来的价值:

(1)对账确认一步到位:只需用电子签章在VSS签章即可,省去打印和寄单麻烦。

(2)供应商可以申请多个KEY,随时随地可以进行对账确认,不受公章存放地点的影响;

(3)通过下载实现对账信息单的保存和归档

3.3 无需手工录入发票信息:

有纸化供应商:供应商根据对账信息单开完票后,需要手工录入到VSS的开票单界面。

无纸化供应商:系统会通过发票抽取软件直接将发票信息抽取到发票管理系统中,不需供应商根据对账信息单开票时,只需在发票备注栏填写对账信息单号,要手工输入。

给供应商带来的价值:

(1)供应商在抽取发票时就能检查发票是否符合永辉要求,减少退票的可能性;

(2)发票信息抽取可以帮助供应商快速录入发票信息,减少人工录入,降低出错概率。

3.4 发票匹配改变对比

有纸化供应商:发票匹配由财务人工进行:效率低,出错率高,供应商等待时间长;

无纸化供应商:

发票匹配由供应商在系统中完成:

(1)在供应商端就能确保供应商开具的发票与对账信息单要求的信息一致;

(2)若因特殊原因不一致,可申请强制匹配

(3)打印匹配通知单,表明匹配成功,只需邮寄匹配通知单和发票即可;

给供应商带来的价值:供应商减少因为票核问题而导致的反复沟通以及单据传递。

3.5 发票票核和单据状态特点:

给供应商带来的价值:

① 新平台将提供高速扫描发票以及发票校验的功能,将大大提升发票票核的效率,从而加快整个结算支付流程。

② 对于发票状态,供应商可以非常清晰查询到,十分便捷省时。

3.6 付款单业务改变对比:

给供应商带来的价值:

① 对供应商的付款更加透明更加标准化、规范化;

② 供应商可以随时查询到付款的进度,操作简便。

3.7 有纸化与无纸化费用对比:

4解决方案

感谢项目组成员的努力,项目在短时间内上线运行并使用效果达到预期,一个好的方案会给永辉超市、供应商都带来好处。同时也感谢

项目咨询方:EY安永咨询

项目实施方:A-Share爱共享(上海哲骧)


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