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【原创PPT】如何建立全业务共享、自动化节省成本的财务共享服务中心

 

值此财税改革与财务管理论坛和座谈会召开之际,上海哲骧也借此良机,推出全新公司品牌A-Share爱共享品牌。

这个品牌为了推广一个全新的共享服务理念:全业务共享、自动化共享服务中心,也就是今天讲的主题。亮点在后面哦!

如何建立全业务、自动化节省成本的财务共享服务中心

 

政策指导

 这里得先感谢财政部的领导,在2014年底发了一个《企业会计信息化工作规范》的指导意见。

这是第一次政府出台相应的政策指导意见要求分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团建立财务共享服务中心。这为财务共享服务中心在中国的发展起到了一个很好的推动作用。

么是财务共享服务中心?

 

什么是财务共享服务中心?

简单的来说,一个公司如果总部在北京,在全国有很多的分公司,工厂,一般企业的作法是:在每个分公司、工厂派驻财务总监、财务经理,财务人员,成立专门的财务部来管理这个公司或工厂的财务,由此带来财务人员过多,成本过高,管理成本,管理分散,没有统一标准等问题。

FSSC就是将这些分公司、工厂的财务职能全部放到一个点去集中化管理,总部、分公司、工厂等只需要行使管理,销售,生产的职能。


 

财务集中≠费用共享≠财务共享

说到财务共享服务中心,有些企业做了一个财务集中核算,做了一个费用集中管控,或者做了一个费用共享叫财务共享服务中心。

从概念上来说,这些都不是真正意义上的共享服务中心。离真正的财务共享服务中心还有一段路要走。


 

财务共享应该是全业务共享

真正的财务共享服务中心是什么?

A-Share,也就是要推广All-Share 全业务共享。真正的共享服务中心,不应止是费用,应该还包括应收,应付,资金,资产,单证,总帐,税务等几大块的共享。

建好财务共享服务中心才是开始,需要运营管理好才能真正给企业带来利益最大化。

 
 

案例-海尔集团

 

讲到全业务共享和节省成本,我们来看国内非常著名的一个案例:海尔集团。

海尔实现了:资产管理集中、资金结算集中、发票管理集中、税务申报集中、费用报账集中、总账报表集中、往来管理集中七大集中。

12个软件模块、200多人,实现了600+法人主体,管理每年集团营收2000亿+,资金的集中管理、账款的业务循环,财务管理成本减少等每年帮助集团增收4亿以上。

所以强调共享服务中心实现财务管理的标准化,加强内控,节省成本也是一个非常重要的要素。

作一体化方案

目前,国内的财务共享服务中心还有一个难题,就是每个共享服务中心建立后,每个共享服务中心都需要2年甚至更多时间才能运转顺畅。

咨询方案做好后有时候落地做不好,落地阶段由于没有实际运营经验,一些小细节把握不好,导致运营出问题。

所以,我们和海尔合作,为客户提供咨询、落地、运营管理一体化解决方案,每个环节都有经验丰富的运营管理人员参与,让新成立的共享服务中心在短时间内就能快速运转起来,大幅度减少系统、人员之间磨合时间,从2年磨合时间降到1年甚至以下。也就是大幅度减少时间和人员投入,节省大量成本。

定位不仅是操作中心,三级部门

目前很多财务共享服务中心基本上是一个操作中心,就是把一些操作职能放到了共享服务中心,像审单、录入,打印等工作,这种共享服务中心我们也叫它操作共享中心。还有一些共享服务中心很多属于财务部下属部门,做为三级部门存在。

在国内外,很多成熟的财务共享服务中心是做为集团的一级部门,享受分公司一级部门待遇。

现在中国很流行大数据利用,共享服务中心已经把这么多的财务数据进行了集中管控,那我们就可以充分利用这些数据,成为交易处理者、资金控制者、风险管理者、预算和绩效支持者。

对放在共享范围的公司进行监管、排名、评审,各种报表供领导决策。由操作中心向大数据中心,一级部门、决策部门转变。


 

是人海战术,还要高效省钱!

一般的财务共享服务中心是人很多、靠人海战术解决财务共享的集中管理。

所以目前不少国内的财务共享服务中心,本着省钱的目的,但最后实施下来发现并不省钱,甚至还可能多花钱。

为什么?我们不能靠人解决问题,要靠系统,靠自动化,让200人的团队减到150,100人,自然就会省成本。


 

Auto 1 财务共享省钱=减员=高效=自动化

前面我们讲过A-Share爱共享是All-Share全业务共享意思,同时也是Auto-Share自动化共享的意思。

我们就是要把共享服务中心的很多人操作的工作由电脑来完成,我们把财务共享服务中心的很多需要很多人工操作的职能进行了分析,统一用系统来实现,最大化的减少财务共享服务中心的人数。

我们主要分为几个点:

1

一个企业在建设共享服务中心时,预算、费控、合同管理、网上报销等功能分开找供应商的:我们提供了一个五合一的一体化解决方案,让数据互联互通。

2

录入ERP中的发票信息基本都由人员手工录入:我们提供扫描OCR识别技术进行自动录入。

3

增值税发票之前是分散在全国各地进行认证抵扣:我们提供增值税发票在共享服务中心一个点实现统一集中认证。

4

在付款时,人工进行发票(Invoice)、定单(PO)、入库单(GR)三单匹配后,才能付款:我们提供发票扫描识别结果、和定单、入库单自动三单匹配和过帐。

5

现在的财务开发票时、发票上的各种信息是手工录入的:我们提供从ERP导出开票数据(定单、入库单或处理过后的数据),进行拆分、合并等处理,和开票机对接,实现自动开票。


 

Auto 2 财务共享省钱=减员=高效=自动化

6

三单匹配和认证通过率达不到100%?我们采用开票机发票抽取电子发票技术来实现100%。

7

和供应商基本靠电话和邮件沟通?客服人员太多?我们提供供应商门户来解决这个问题。

8

目前在电子报帐系统中审核发票时,现在一张一张在看,费时费力:我们提供基于OCR技术、图像分析技术的自动审核、重点审核、抽检审核,实现审单人员的减少和减轻工作量。

9

目前每个业务系统的影像(费用影像、发票影像、合同管理影像、客户资料影像)都是分开管理的:我们提供集团影像管理平台,实现集中化,统一化管理。


 

Auto 3 财务共享省钱=减员=高效=自动化

10

在审计时,翻箱倒柜的找凭证:我们提供基于集团影像的一键式审计技术和功能解决这个问题。

11

部分总帐报表(如增值税发票报表)人工在excel中管理:我们提供自动化的总帐报表生成。

12

各种税种(增值税、企业所得税、个人所得税等)没有统一集中管理:我们提供基于税务共享的集中管理平台,将各税种进行统一化,标准化管理。

13

现在纳税申报是由人工在各税务局网站人工录入数据:我们将生成的纳税申报表转为税务局网站接受的接口数据,自动实现纳税申报。

Team&Client  客户及团队

我们服务过的客户基本都是世界知名企业,各自行业内的领军企业。

团队也来自财务共享服务咨询专家、财务共享服务实施专家、财税工程获奖人才、留学归国技术人才,能把握国内财务共享的最新发展方向,并能结合本地化的需求,为客户提供高精尖,又本土化接地气的方案和技术。