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财务共享模式下银行回单管理的奥秘

 

导读:相信很多朋友在财务共享服务后,银行回单管理成为一个难题。大量的回单要如何进行集中匹配?月末异地报账回单如何有效的传递?纸质回单传递如何较少成本?为解决大家的困惑,本文引用安徽电信魏迎迎的一篇文章,希望能帮到各位。

一、集中核算模式下的银行回单管理问题

  实施全省财务集中核算后,财务共享服务中心(以下简称SSC)负责全省各市分公司的报账、核算及资金的集中支付,各市分公司报账资金由省SSC集中支付,单据量大,且大多数通过银企支付系统支付,在银行回单管理上面临如下问题:

1、异地报账员工难以获取银行回单

  集中核算前,市分公司报账员工如需回单,可直接从当地财务获取,集中核算后,银行回单集中在省SSC,市分公司如需回单,必须先电话沟通省SSC,告知具体报账单号,省SSC确认支付后,查找到对应的银行回单,传真或扫描给市分公司经办人员,流程复杂,省市公司的工作量都较大。

2、银行回单与会计凭证逐一匹配工作量大

  集中核算后,资金由省SSC集中支付,银行回单量大,以安徽电信为例,每月银行回单逾2.5万张,银行回单与会计凭证的匹配工作量很大。部分集中核算单位为进行银行回单与会计凭证的匹配,安排专人根据支付信息,每月逐一寻找数以万计的银行回单对应的会计凭证,再逐一将会计凭证编号抄录到银行回单上。部分集中核算单位只将银行回单收集归档,不再与会计凭证匹配。两类做法都未能有效解决解决银行回单与会计凭证的匹配。

3、会计档案影像系统缺失银行回单资料

  部分集中核算建立了电子档案系统,实现了在档案系统中的三单影像匹配(会计凭证、财辅报账单、报账附件),但很难实现四单匹配,即将银行回单与前三者进行匹配,从而实现真正完整的财务电子档案管理系统。

4、纸质回单传递、管理成本较高

  以安徽电信为例,每月逾2.5万张银行回单,每张回单都需要银行打印后传递,省SSC整理归档,耗费众多人力物力,诸多集中核算先进经验的公司都在探索减少纸质回单的传递和管理成本的途径,但尚无成熟的可借鉴方案。

  综上所述,集中核算后,银行回单这一重要的资金支付凭据亟待探索新的管理模式。

二、银行回单管理创新思路

       安徽电信探索集中核算模式下银行回单管理模式的总体思路是:

  分类管理即:手工支付的银行回单仍按传统模式管理;创新银企支付的银行回单管理模式。

  银企支付回单管理的总体思路如下。

  第一,利用银企支付能在网上银行生成电子回单的特点,将银行电子回单存储入安徽电信影像系统,通过唯一标识码建立电子回单与会计凭证的直接对应关系,再通过会计凭证建立电子回单与财辅报账单的对应关系,实现报账人通过报账单查阅对应的电子回单,解决银行回单管理的第一和第二类银问题。

  第二,将电子回单影像存储入安徽电信影像系统,以便长久保留电子回单影像,克服银行网站的回单有保留期限的问题,为电子回单、会计凭证、财辅报账单与报账附件的四单影像匹配提供条件,解决第三类问题。

  第三,通过推行电子回单,取代银企支付纸质回单,减少银行打印、传递纸质回单的人力物力,减少整理归档纸质回单的人力和空间,从而解决第四类问题。

三、银行回单管理创新实施过程

1、安徽电信财务集中模式银行回单管理创新的方案  

       第一步:找到银行回单与会计凭证建立唯一匹配关系的纽带,具体方案是设计银行回单与会计凭证的标识码的编码规则。

  第二步:实现银行电子回单存储入安徽电信影像系统,解决电子回单在网上银行不能长久保存的问题。具体方案是运用虚拟打印技术将网上银行的电子回单存储入影像系统。

  第三步:实现电子回单与会计凭证、财辅报账单、报账单附件的系统自动匹配和查阅。具体方案是影像系统通过OCR(光学字符识别)技术自动抽取电子回单编号、唯一标识码,并在影像系统中完成与标识码唯一关联的财辅报账单编号的匹配。财辅系统新建“查阅电子回单”按纽,可调阅与报账单编号对应的电子回单影像。

  第四步:财辅系统和核算系统均可实现四单匹配,从财辅系统的一个报账单可查询到对应的其他三单:报账附件影像、财务系统和电子回单影像,或从核算系统中的一张凭证可查询到对应的其他三单:财辅报账单、报账附件影像和电子回单影像;影像系统具备四单匹配的条件。

2、创新方案的实施过程

  第一步,2011年实现银行回单中记录与会计凭证号关联的唯一标识码;

  第二步,2012年6月末完成银行回单打印入影像系统并进行自动匹配的功能开发;

  第三步,2012年7月开始使用电子回单功能,对市分需要银行回单的报账人提供财辅系统调阅电子回单。

四、银行回单管理创新成效

1、提高会计凭证、报账单和电子回单的匹配效率

      通过唯一标识码,实现电子回单与会计凭证的自动匹配,解决了人工逐一整理银行回单、抄录、对应会计凭证编号的方式。此项功能通过优化银行接口需求,节省大量的人工。

2、提高异地报账员工获取银行回单的效率

  安徽公司电子回单方案实现后报账人可直接从财辅系统调阅电子回单,在全国应属首例,如下图所示,当市分公司报账人需要银行回单,可点击“查看电子回单”,获取银行回单影像。节省了市分公司与省SSC沟通,省SSC人工查找、传真银行回单的工作量。

3、银行回单影像为完整的电子档案系统积累素材

  安徽电信银行回单管理模式中,电子回单虚拟打印入影像系统,可长期保存电子回单影像,克服了网上银行不能永久保存电子回单的弊端。部分集中核算单位在财务电子档案系统实现了三单(会计凭证、财辅报账单、报账附件)匹配,但很难实现四单(前三单与银行回单)匹配,有了电子回单影像资料,安徽公司在财辅和M8系统实现了四单匹配,为完整的财务电子档案管理系统积累了宝贵素材。

4、为电子回单替代纸质回单夯实基础

  电子回单基本可承载传统纸质回单的支付证据、对帐依据、永久留存的功能,并大大提高了回单匹配、档案管理的效力。鉴于纸质回单打印、传递、归档使用的人力物力及空间巨大,本方案旨在推动电子回单替代纸质回单,为更环保节约高效的管理模式夯实基础。