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财务共享服务中心建设标准化三部曲

 

   财务共享服务中心(FSSC),是利用IT技术,通过标准化、集中化、系统化的方式,对公司会计核算及相关体系的组织结构、岗位设置进行的组织和流程再造,从而实现加强集团管控、提高公司管理效率,降低管理成本及风险的目的。

   进入21世纪以来,特别是随着国资委、财政部等部委对财务共享服务建设的高度重视,越来越多的集团型企业开始着手建设财务共享服务中心,但因对财务共享中心建设的重要前提基础工作--标准化建设所知不多,难以系统性地统筹安排各项工作并制定切实可行的工作计划。为此,我们特对财务共享服务中心建设的重要前提基础工作--标准化建设的重点和难点做一个简要梳理和介绍,以帮助企业更好地开展相关工作。

   同时为帮助大家更好理解相关工作,我们将整个标准化工作分为流程标准化、会计核算标准化和制度标准化三部分。

财务共享服务中心建设标准化三部曲之一:流程标准化建设

1构建 意义

  第一,业务流程是财务共享服务中心运营中至关重要的组成部分,流程设计的顺畅与否决定着未来业务执行的效率和质量,并且,信息化建设也是依托于流程的建设,流程最初设计的完善与否决定着后续的系统自动化投入的程度。

   第二,财务共享服务的核心也包括了业务流程的共享。科学、标准的流程是财务共享服务得以高效运作的基础,也是实现信息化的前提。流程标准化的目的即是对重复性高的、可复制性的、业务量大的业务进行集中处理,通过实施统一标准、统一程序,消除重叠机构在重复业务操作流程上的不一致,从而建立标准、规范的业务流程体系,并对流程及作业的执行实施管理,持续提升财务共享服务中心的工作效率与服务水平。

2原 则 和 理 念

   FSSC业务流程标准化过程中,我们建议应遵循“全业务覆盖、全流程覆盖”的原则,贯彻“以人为本、破除部门壁垒”的理念。

全业务覆盖是指对于拆分至财务共享的各类业务,流程设计要覆盖全部业务类型。

   全流程覆盖是指纳入FSSC的业务流程要从业务发生的第一个动作开始,直到事项结束,不遗漏任何一个环节。

以人为本,就是在流程设计和执行中发挥个人的主动性与创造力,实现每个流程在业务处理的过程中员工间的有效合作和互助,鼓励创新。

   拆除部门壁垒,加强部门之间的横向沟通,减少管理层次,打破部门间职能分割造成的信息孤岛、信息不对称的局面,并并通过流程保证企业所需的关键信息数据在源头一次性输入,采用统一的数据加工方法对数据进行加工、存储后在授权范围内供企业各部门自由使用,以此来实现数据的充分共享。

3关 键 环 节

(1)以核算体系为基础的业务流程梳理分析

   为确保流程分析的全面性和完整性,我们建议以企业现行财务核算体系为基础,以全部末级科目为出发点,向业务端进行层层分析总结,并结合实地调研、访谈、查阅资料等其他方式,最终形成涵盖企业全部业务事项、全部核算范围的业务流程清单。如下表所示:

需要注意的是,从实践情况看,目前国内大多数企业的业务管理人员并不一定清楚有哪些工作流程,以及这些流程是如何运作的。甚至同一业务流程,在不同部门或人员间其表述和操作方式也都存在着差异。基于此类情形,我们建议在FSSC建设过程中,应充分关注企业业务流程的成熟度和标准化程度,在FSSC引入初期,应允许暂时保留一部分业务的个性化处理,随后再逐步规范和改进。

(2)引入模拟业务场景的业务流程规范及标准化设计模式

   在建立FSSC过程中,如何对个别流程进行标准化或流程再造是FSSC建设者经常遇到的难题。我们的建议是采取“先统一标准,再优化改造”的做法。这样做的好处,就是在业务标准化集中处理的过程中,对流程的改造将变得更加容易,同时也减少了FSSC引入初期的一部分阻力。

   业务流程标准化建设,首先是对现有业务在不同单位下操作流程进行对比分析。通过全方位的对比,可以发现相同业务事项在不同单位下操作流程的差异,这些差异就是我们业务流程标准化建设的重点关注内容。如下表所示:

流程梳理过程中,可将流程分为业务审批流程和财务核算流程。就FSSC流程标准化而言,需要标准化的是财务核算流和流程载体(报账单等),而非业务审批流。这也是FSSC流程建设过程中一个常见的误区。

   在对现有流程对比分析后,可根据企业实际情况,实施标准化设计,同时还应采用业务场景模拟模式,对标准化后的流程实施业务发起端到财务核算端全过程的“端对端”模拟测试,以确保每个末级流程符合企业实际情况并可操作。这其中涉及到的工作至少包括:业务流程图及其配套的流程说明,各环节责任部门或岗位、各环节执行动作、输入、输出、工具系统以及必要的详细操作描述。

   标准化工作完成后,企业应制定每个环节的操作标准,其中的关键是以业务人员而非财务人员的视角编制具有指导性、可操作的《业务报账手册》,从而使操作人员做到有章可循,提高工作质量和效率。

(3)运用六西格玛DMAIC模型,以项目运作模式对业务流程进行持续优化

   流程管理是一个持续性的过程,对于业务流程的设计、固化也非一劳永逸,期望通过一次的流程变革从根本上解决管理问题是不现实的,应随着企业战略目标的转变、组织结构的变化、业务领域的拓展、以及管理层、员工对流程的深化理解等来实现流程持续的优化、调整。需要注意的是,这种持续改进需要由一线业务人员发起,因为他们是流程的直接应用者,对流程的优劣有着最深刻的体会。问题是,尽管业务人员具备发现业务流程优化的契机,但他们常常缺少优化流程的能力和动力。这就需要企业建立自我持续优化的机制,并借助专业的流程管理人员的帮助,将推动流程优化的需求予以具体落实。

   在以上过程中,可运用六西格玛的DMAIC模型,以项目运作模式循环往复的不断审视这个流程,不断发现问题,分析原因,并及早提出解决方案。为此,应在日常流程中设置专门的流程控制人员,由其负责与业务人员一起审视业务流在共享服务中心运行的所有流程。在流程优化过程中,应由流程控制人员作为流程优化项目团队主要发起人,并由其管理整个项目。团队成立后,有关问题解决方案的提出、问题解决的关键以及解决方案的效果分析等,都由流程优化人员进行跟进和协调,直至项目结束。这样就可以有效解决前述业务人员缺乏相关动力和能力的问题。

(4)应将风险控制理念贯穿财务共享服务中心建设的始末

   在流程标准化的过程中还应参考风险控制理念,识别流程各环节的风险,并进而制定相应的风险的管控措施,如权限划分、审核、复核、执行标准等,并将这些措施内嵌在整个流程中。

   通过与风险控制理念的融合,在流程标准化过程中会对一些原本理解不够深入的环节进行重新审视,从而帮助企业对风险小的、增值不大的控制环节进行优化。

4“合 脚 的 才 是 好 鞋”

不论是哪一种管理模式的变革,归根结底是要切实解决企业所面临的问题,所谓的最佳实践、标杆案例等仅供企业在开展相关工作时作为参考借鉴,企业应根据自身的业务特点、管理模式、管理基础等实际情况,建立量身定做的、能够满足自身需求、切实能够解决自身问题的“最佳模式”。

   在FSSC流程标准化的建设过程中,流程设计并不存在好坏之分,只有适用不适用的区别,也不需要局限于一种方式或拘泥于一种流程形式,切忌“为了推进标准化而标准化”,那样反而会违反共享服务“实现业务流程的高效稳定和提高质量”的初衷。但如果集团公司为了实现子公司的统一管理、监控,而将共享服务作为一种管理方式和管控模式的,则另当别论。

财务共享 服务中心建设标准化三部曲之二:FSSC的制度标准化建设

1制度的基本含义和特点

 简言之,制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则,应具备以下特点:

 (1)指导性和制约性。制度对相关人员做些什么工作、如何开展工作都有一定的提示和指导,同时也明确了相关人员不得做些什么,以及违背了会受到什么样的惩罚。

  (2)鞭策性和激励性。制度经常会张贴或悬挂在工作现场,随时鞭策和激励着人员遵守纪律、勤奋工作。

  (3)规范性和程序性。制度对实现工作程序的规范化、岗位责任的法规化、管理方法的科学化等方面起着重大作用。制度本身要有程序性,为人们的工作和活动提供可供遵循的依据。

2制度标准化建设的意义

   第一、制度是一个组织运营的行为准则,一个组织的正常运营依赖于对外遵守外部法律法规,对内不断制订、完善并切实遵守各种行为准则,一旦制度缺失、或者有章不循,组织的运营就会出现问题;

   第二、财务共享服务中心建设过程中,财务制度与政策的统一是重要基础之一,如果没有统一的制度政策,即使进行组织架构改革,也很难达到应有的效果。所以必须要有统一规范的财务作业标准与流程,并通过有效整合,把制度政策配套起来切入到系统中去,以保证前端业务部门能够按照制度和政策去运营,并根据外部环境和内部管理的需要不断完善与改进,进而确保各项业务有章可循,规范操作。

   第三、引入共享服务意味着会带来复杂的变革。FSSC模式下的运营管理对管理者来说是个挑战,其中一个常见的错误就是,进入日常实施阶段后,容易发生疏于管理、注意力转移的现象。而通过制度进行规范,明确跨职能管理的权责与考核、评价机制,是解决此类问题的重要措施。

3制度标准化建设的原则

   开展财务共享服务中心制度建设工作时,应把握以下四个原则:

 (1)合规性:制度的设计应遵循国家有关法律规定;

 (2)适用性:考虑公司共享服务中心模式下的业务特点和要求;

 (3)健全性应规范整个共享服务中心业务的经济活动,涵盖人、财、物的全方位管理。

 (4)可行性:对业务处理程序有明确规定,简便易行,便于实际操作和运行。

4制度标准化建设的关键环节

财务共享服务中心制度标准化建设包括了制度体系框架规划、现有制度对比梳理、整合标准化编制、持续优化完善等内容。

(1)规划是对制度框架的设计,通过框架设计可以明确财务共享服务中心的制度体系。制度体系框架的选择主要关注两个方面:一是跨组织、跨部门、跨岗位和岗位操作细则,分别解决组织之间的协作、部门间的协作、岗位间的协作和各岗位的操作指导文件;二是区分内部需求和外部需求:外部需求主要解决FSSC服务客户的使用要求,内部需求主要关注业务制度和运营管理制度(制度规范和操作细则)


(2)现有制度对比梳理是依据规划对现有制度查漏补缺,并对待修订、待新增的制度拟定编写计划;


(3)整合标准化编制是按照规范统一的模板对待修订、待新增的制度进行编制,形成FSSC模式下统一的制度规范,各单位可以根据各自经营管特点进行细化。

(4)持续优化重在保障制度的持续更新,根据国家会计准则、财税制度的变化,经营情况的变动以及服务对象业务的变化,对财务共享服务中心的制度进行持续优化。

(5)信息化手段下的制度执行控制:对管理标准和管理程序可以通过信息化手段强制执行,例如将差旅费标准、培训费标准、各类报账事项的审批程序等通过信息化手段,内嵌到相应填报表单内,以实现制度标准的系统自动化控制。

5“位子、票子、面子、步子”

   制度本身并不能自动实现其应履行的职能,制度的生命力在于执行,因此制度的执行考核、更新优化至关重要。一项制度的制定和发布应对被管理者的位子、票子、面子和步子这四方面至少一项产生实质性影响。

“位子”:是指被管理者的级别或职权大小;

“票子”:是指被管理者的财务影响;

“面子”:是是采用柔性管理方法对好的做法进行示范表扬,而非采取公示、通报批评等负面方式

“步子”:是一个广义的概念,既包括相关人员的物理脚步也包括事项的进展速度,例如目前广泛应用的员工个人信用管理制度影响的是员工报销效率和报账款付款周期,FSSC模式下的员工报账手册提高了新用户报账效率,核算手册降低知识传递周期。

   每项制度的编制和落实应以切实可行为基本原则,如果一项制度的制定和发布对于被管理者以上四方面均没有影响,则此项制度也就没有必要发布了。

财务共享服务中心建设标准化三部曲之三:FSSC的会计核算标准化建设

1
会计核算标准化的含义及优势

   会计核算标准化,简言之是指将公司会计核算的整个过程进行规范,在符合企业会计准则和企业会计制度的前提下,形成具有自身特点的标准会计核算体系。只有在统一标准核算体系下产生的信息,才可以被更快捷地汇总,并具有更高的可比性,使会计信息达到充分地共享和有效地利用,实现财务信息的精细化管理,从各个维度汇总分析,帮助决策者了解、管理公司,做出合理的决策,优化企业资源配置。

   会计核算标准化的优势体现在提高信息准确性、真实性和可比性以及横向纵向多维度多角度分析的可能,使得整个公司的财务信息标准有序的排列,从而简化了汇总财务数据的工作,从事汇总工作的人员不用再对非标准的数据进行标准化的调整,对于数据摘取和汇总可以高效完成。这样大大提高了公司的工作效率,节约了时间和人工成本,信息得以最快捷的通道反映。信息因为及时准确成为真正有效的信息,公司各层级管理者成为最大的受益人。

2
会计核算标准化的原则

 

  客观性:会计核算应当以实际发生的经济业务为依据。

   一致性:会计处理方法各单位一致,前后各期应当一致,不得随意变更。

   可比性:会计核算按照规定的会计处理方法进行,会计指标应当口径一致,相互可比。

   规范性:会计核算业务的分类标准、原始单据标准、辅助核算标识、核算科目应当规范统一。

   客观性、一致性、可比性本为会计核算应遵循的基本原则,值得注意的是,规范性原则在财务共享服务中心建设过程中显得尤为重要,实际操作过程中常常因为集团范围内各单位间同一类业务事项的核算对业务事项的名称定义、单据的要求、辅助核算和核算科目的口径不一致而造成财务数据的横向对比、汇总分析困难,给财务共享服务中心的建设实施照成巨大的障碍,同时也对财务共享服务中心所能产生的效果造成不良影响。

3
会计核算标准化的关键环节

 

  财务共享服务中心建设过程中,涉及纳入共享服务范围的多个单位会计核算,因此对于我们建议从以下四个方面开展会计核算的标准化建设工作,如下图:

(1)业务事项分类标准统一

对于一个集团公司而言,因组织机构的庞大,对于各类业务事项的名称定义难免出现个性化现象,这种现象在传统模式下并不会对会计核算造成影响,但在实施财务共享服务中心的过程中,因模式的转变,业务事项分类及名称定义的不统一会给财务共享服务中心的核算人员造成一定困难,因此我们在实际操作中,首先将对纳入共享服务范围的所有单位的业务事项进行梳理,规范业务事项分类标准及名称定义。

(2)各项业务报账单及原始单据标准统一

在会计核算标准化的过程中,我们经常会遇到同类事项在不同单位对于报账原始单据的要求以及所填报的报账单据会存在差异,在财务共享服务中心的建设过程中,必须对此加以统一

(3)各类业务辅助核算标准统一

在会计核算标准化实施的过程中,我们在对纳入财务共享服务中心服务范围内的各单位间做对比时发现,辅助核算出现个性化差异的可能性最小,但也不排除个别单位因个性化的管理需求而造成的辅助核算口径与公司整体口径不一致的情况,这种情况下就需要兼顾标准化的统一性和个别单位的个性化管理需求,在权衡的基础上进行处理。

(4)各类业务账务处理标准统一

  在会计核算标准化过程中,对财务共享服务中心财务信息的汇总分析影响最大的就是同类事项会计核算科目的标准不统一,这其中分为两种情况,一是因各单位业务特点所造成的核算口径差异,这种情况属合理范畴,另一种则是因会计人员核算不规范而造成的,甚至出现同一单位统一会计人员在对同一类事项的核算科目前后不一致现象,在会计核算的标准化建设过程中,需要对此进行谨慎的分析判断,避免“标准化多度”。

4

提高会计核算标准可操作性

 

   在财务共享服务中心模式下,同一个会计核算人员可能接触多个单位的各类核算业务,这就要求核算人员需要尽可能的熟悉各单位的业务情况及核算标准,在这种模式下一旦出现人员的变动和调整,对工作的交接和后来者的工作效率会造成一定的压力,当然必要的培训会是解决的途径之一,而一本可操作性强的会计核算手册会使这个过程变得简单易行。

传统的会计核算手册是以会计科目到业务事项的逻辑来阐述的

而在FSSC的核算的标准化模式下,我们建议打破这种传统会计核算手册的逻辑管理,打破会计的专业壁垒,采用从业务事项到账务处理模式,使得核算手册的使用人员更容易理解,如下图:

5

注意会计核算标准化“弊端”

 

    会计核算的标准化也有一些弊端,标准化的制定使执行人员处理问题比较机械,于依赖相关规范,缺乏创新与活力。即使公司已经实现恰当的标准化核算,也并不代表反映的信息就一定是有效的、符合管理需求的。如果没有一个良好的反馈通道,使标准不断地根据经营变化调整,—套原本有效的核算标准就会渐渐失效,甚至成为企业财务管理的阻力。现代市场灵活多变,新的经济业务和经营方式不断涌现,更优化的管理理念层出不穷,必然导致以往设计的标准不适合新的财务要求,所以公司标准化进程是永远没有终点,“一劳永逸”的观念绝不可取。


来源:华鼎方略咨询