首页 > 共享知识库

财务共享服务中心的电子影像管理系统如何建设?【精华篇】

 

前言:财务共享服务中心的企业中,除了会计核算系统以外,应用最为普遍的系统是电子报帐系统(83%),其次是影像管理系统(64%)和资金管理系统(64%)。前几期讲过电子报帐系统的需求及方案,这一期来讲影像管理系统的需求及建设方案,敬请关注。限于篇幅,对文章进行了精减。

一、为什么要使用影像管理系统?

组织架构和系统流程调整完成后,财务共享服务中心面临的另外一个矛盾就是集中办公的要求与原始凭证分散产生的矛盾,为此,影像管理系统的建设是十分必要的。

影像管理系统建成后,各地区、各项目产生的原始凭证可以扫描形成电子化文件,并传送至财务共享服务中心,解决了实物文件传递的安全性、准时性以及文件审阅的方便性问题。

影像管理系统的建设对财务共享服务中心业务处理规模效益形成了有力支撑,使企业能在较低的成本和较小的风险下,扩充了业务处理能力,提高了运营效率。

具体原因详细分析如下:

(1)使具有审批权限的人能够在电子审批的同时见到影像

(2)降低邮寄成本

(3)节约邮寄时间,提高流程时效

(4)减少丢单、夹单等风险

另外,还有一个很重要的原因:在实践中,经历过没有实施影像且没有票据实物管理的阶段;经历过没有票据影像管理,但有票据实物流管理的阶段;以及采用票据影像管理的阶段。这三个阶段最为显著的区别其实体现在财务共享服务中心内部实物流转管理上。

在第一个阶段下,最为混乱,曾经有公司陷入过每天忙于查找单据,告诉员工单据在哪里的混乱状态中,甚至出现单据在员工抽屉中积压上月都无人知晓的盲目状况。

在第二个阶段下,实物流转终于管理起来,但这种管理投入我们大量的人力物力,内部流转从票据分拣到分发到业务处理到稽核到归档,每一个环节均需要进行实物状态的跟踪。

而在影像管理系统环境下,票据直接进入档案中心归档,SSC完全是无纸化办公,所有的流转均通过系统控制,效率大幅提升。

二、如何建设影像管理系统?  

影像管理系统支持对票据影像的采集、上传和集中管理(审核、调阅),并实时跟踪的影像文件、纸质票据的状态和位置信息。 通过电子影像系统与电子报账系统的集成, 实现基于影像的业务审批和财务审核。

影像管理系统分为扫描子系统和影像服务端子系统两个部分。

扫描子系统安装在扫描点本地电脑(也可以通过控件在BS端扫描),通过客户端控制高速扫描仪进行影像扫描、图像处理、封面条码识别、发票OCR识别、影像自动分组和影像上传功能(实时上传、批量上传),从而高效地采集票据影像并上传到影像服务端。

影像服务端子系统支持对实物票据和票据影像的管理。员工将票据投递票据箱后,FSSC 通过实物票据中心模块,记录、监控财务部门对实物票据的接收、内部转移信息;扫描岗通过客户端扫描上传票据影像后,FSSC通过票据影像中心模块完成对电子影像的审核、调阅和巡检,以及相关的报表统计。

三、一些特别需要注意的事项

1邮寄成本的问题

发票等纸质资料快递到财务共享服务中心集中处理是目前普遍采用的方案,大多数的共享服务中心一年产生的邮寄费都需要几十万上百万。

针对目前邮寄费超支的问题,采用分布式和集中式两种扫描模式,可以大量节省成本:

集中式扫描:适用于集团、总部人员等不需要寄送的情况。

分布式扫描:适用于外地营销人员或者分公司、行政大区等票据需要寄送的情况。扫描后暂存本地,按月或者按季快递,每年节省几十万快递费,同时也方便审核退票,重新扫描等。

2OCR技术应用问题

目前财务共享服务中心审单时,每张单据都需要审核,一天的审单量很有限,效率不高。

针对这个问题,使用OCR技术,对单据进行OCR识别,如对各种发票进行OCR识别,将金额识别后,按照金额进行倒序,金额最大的排在最上面,金额最低的排在后面。并且制定一个审核标准,如:500块以下采用抽检10%,500块以上重点人工审核等。

这种方案可最大化提高效率,有客户使用这种方案后,提升30%以上的效率。

3系统扩展问题

由于共享服务中心已经将报帐等影像进行管理,如果将其他类型的档案统一进行管理,建立一个企业档案影像管理平台,也是一个需要着重考虑的问题。

4会计档案调阅、审计无纸化问题

根据第3点,如果建立了企业的影像内容管理平台,将合同、对账单、发票等都扫描管理,所以通过发票号、合同号、对账单号等任何一个信息都可以查询到相关的档案。通过此功能,一次查询就可以实现将整个业务链产生的所有档案全部进行显示调阅,极大的改善审计查档和调档的问题。

5图像压缩问题

财务共享服务中心影像扫描量特别巨大,目前普遍财务共享服务中心的一张影像大小为300-500K左右,如果有海外用户的企业,有的几M一张图像。还有使用多页PDF或者TIF的用户,一个文件大小甚至达到几十M。

影像系统上线后,带来扫描上传、图像浏览等越来越慢的问题,还有存储等问题。所以图像压缩等技术的使用是及其关键的,一张普通的A4张纸,文件大小在50K以下会是一个比较理想的。扫描上传速度、图像浏览速度等用户体验会非常好。

6存储问题

fssc影像扫描量特别巨大,一个TB级先进开放式存储架构,影像存储空间可以进行方便扩展的系统尤为关键,如果架构不够开放,在增加存储时,需要改程序、架构等都会产生一系统的问题;另外,需要实时有备份程序对上传的图像进行备份。

7报帐系统和影像系统整合问题

要减少终端用户不必要的学习成本及难度。如:现在fssc影像系统由两部分组成,基于CS架构的客户端及基于BS架构的管理网站,终端客户必须面临至少电子报帐系统和影像系统客户端两套独立系统(加上影像管理系统网站甚至3套)的学习和操作。所以影像系统和报帐系统的完美融合,能够实现紧密交互控制也是一个关键考虑的因素。如东软开发的海尔全球费用管理系统和Zynsun开发的影像系统集成案例。

8影像关联问题

由于一般用户在报账和上传影像的过程中操作的是两个独立的系统,唯一关系的是需要用户手工输入的报账单据号。这个步骤无疑造成了用户不必要的重复工作,且容易因人为手误产生问题,给系统运维造成困难。

9浏览器兼容问题

IE是目前国内使用的主流浏览器,但一些公司可能还有使用Firefox,Chrome等浏览器,所以使用Flash跨平台技术就比较关键。特别是一些跨国企业,特别在一些欧美国家用户,使用非IE浏览器的现象更加普遍,跨浏览器就显得更加必要。

注:转发或引用文章内容请先联系我们。