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财务共享服务中心的预算控制及费用报销系统(电子报帐)如何建设?

前言:2015安永财务共享服务调查报告统计:财务共享服务中心的企业中,除了会计核算系统以外,应用最为普遍的系统是预算控制及费用报销系统(也叫电子报帐系统,以下简单为费用控制系统)(83%),其次是影像系统(64%)和资金管理系统(64%)。所以这期从使用最多的费用控制系统开始介绍,后面会分几期介绍财务共享服务中心的一些系统方案和技术,敬请关注。限于篇幅,对文章进行了精减。

一、为什么要使用费用控制系统?

1、向现代管理理念转变

费用控制系统是现代信息技术与会计的融合,颠覆了手工报销模式,帮助企业通过信息技术加强财务管理。

主要体现在:

一是增强会计人员的财务管理职能,摒弃过去“重会计核算而轻财务管理”的思想。可以根据本单位需求,对报销系统进行个性化的配置,辅助完成原先靠手工完成的统计、报表、凭证录入等繁重而机械的操作。近年来,相关部委组织了多期会计信息化、财务管理、财政制度改革等方面的培训班,大力推行具有预测、控制、核算、分析和决策功能的软件,有效地推动费用控制系统的进一步普及,提高了会计人员对工作的认识,由过去重视会计核算逐步转向重视财务管理。

二是强化了预算管理。费用控制系统的可以实现上百种预算控制模式,其最大的特点就是费用事前控制,从源头杜绝资金风险,预算管理的作用真正凸显起来。预算理念由过去为预算而预算、凭经验估计预算、预算编制与预算执行脱节、对结果和效益不实行跟踪问效等向科学编制预算、严肃预算执行、强化预算监督等方向转变,使预算管理逐步实现了科学化、规范化、有效化。

2、向管理型会计转变

费用控制系统不仅减轻了会计核算方面的工作,而且还提供了包括信用管理、效率管理、预算管理及其他决策支持,此外其强大的流程设计器功能可以灵活制定和优化各种费用管理流程,使企业财务运作日趋完善。通过费用控制系统的实施,使企业财务部门的会计职能发生了很大变化,由过去单纯记账向综合管理转变。

目前,实施费用控制系统的单位越来越多,关键在于以往的手工操作存在很大的缺陷性。主要表现为:一方面耗时、费力,会计人员基本局限在记账、算账、报账的会计核算工作中,没有时间和精力进行会计分析、预测、控制和监督等管理工作,会计职能单一,会计在管理中的作用得不到充分发挥,会计扮演的是大出纳的角色,另一方面会计资料的收集、存储、加工、整理、传输速度慢、出错率高,会计信息传递不及时,难以满足财务管理的需要。

费用控制系统把会计人员从繁重的手工算账、结账的工作中解放出来,能够有更多的时间和精力从事会计分析、预测等财务管理工作,当好领导的参谋。通过与其他会计信息的集成与共享,使大量分散式的数据转换为有系统的综合信息,既可以按会计期间(月、季、年)来披露会计信息,也可以按照管理的需求,随时生成所要信息,为单位制定各项发展规划、为领导决策提供实时动态的全方位会计信息。

3、向集约化管理转变

费用控制系统并不是简单模仿手工会计处理事务,更是充分利用信息技术对会计流程进行再造并固化成统一执行的标准,是对会计管理的变革,促使会计管理由过去的投入多、效率低、效益差向减少投入、提高效率、讲求质量转变。传统手工会计下,工具主要是纸张、笔墨和计算器,会计业务处理全部依赖于手工操作,造成会计数据处理效率低,及时性差,差错率高,存储分散、成本高,财务管理工作则处于粗放状态。

费用控制系统促使财务管理由粗放逐步转向集约,主要体现在:

一是提高了会计核算的效率和质量,使会计业务处理实现了“人机”结合。计算机不仅代替了原来的手工操作,提高了工作效率,而且还实现了手工条件下不愿意采用甚至无法采用的复杂、精确的计算方法,从而使会计核算工作做得更加细致、深入,会计资料质量提高,为管理提供的会计信息更加准确、有效。

二是提升了会计信息的价值。预算控制、报表分析、信用管理等会计信息的价值不仅体现在科研单位经济活动的决策中,更重要的是成为安排财政投入、进行宏观调整的基础。

三是增强了会计队伍和整体素质。会计信息化要求会计人员既要精通会计知识、还要掌握计算机、网络等方面的技术。

二、如何建设费用控制系统

1、一些必要的功能

首先,现在财务共享服务中心的费用控制系统不是以前简单的费用报销流程而已,是带有预算管理、合同管理、费用控制、报销和共享应用的一体化解决方案。

其次,系统还必须支持企业全业务(AP、AR、GL)报帐过程的电子化。

再次,在互联网时代,移动应用APP的应用也是不可缺少的。微信企业号、公众号等的集成也是需要考虑的需求。

还有,灵活、可视化的审批流程配置也是不可或缺的基本功能,需要满足99%的流程业务不需要修改源代码。

2、整体功能需求

费用控制系统支持企业全业务(AP、AR、GL)报帐过程的电子化,支撑从员工在线填单、业务审批、财务审核/复核、到自动生成预制会计凭证、付款状态确认整个端到端的业务流程。费用控制系统通过在业务审批环节实现预算自动控制。费用控制系统通过任务池支撑财务共享服务中心审核任务的分配、调度与监控。费用控制系统通过工作流平台支持业务审批流程灵活定义。

费用控制系统将报帐过程标准化为“员工填单”、“业务审批”、“财务审核/复核”、“付款确认”四个环节;

(1)“员工填单”环节标准化为五个操作步骤:填写基本信息、填写报帐内容、填写付款信息、预览报帐单据、提交报帐单据。其中填写报帐内容时员工可以选择核销备用金(或预付款),提交报帐单据后员工可以打印报帐单封面。

(2)“业务审批”环节需要支持灵活的审批流配置,包括项目线审批、部门线审批以及报帐金额判定审批层次,如果审批流程需要上升到财务总监、总经理,也在业务审批流中配置。系统需要在设计上预留会签审批的接口。

(3)“财务审核/复核”环节,系统支持审核会计修改报帐单据内容(系统同时保留员工原始填单数据和会计修改后的数据),系统在审核页面自动生成预制会计凭证、并支持审核会计进行修改。

(4)“付款确认”环节,系统需既支持从财务核算系统自动同步报帐单付款状态,也支持出纳在报帐系统手工确认付款状态。

3、涉及到的部分流程

1、财务共享服务中心费用控制平台业务流程

2、费用报销管理流程图

3、实物流程图

针对目前财务共享服务中心邮寄费超支的问题,系统设计采用分布式和集中式两种扫描模式:

集中式扫描:适用于集团、总部人员等不需要寄送的情况。

分布式扫描:适用于外地营销人员或者分公司、行政大区等票据需要寄送的情况。扫描后暂存本地,按月或者按季快递,每年节省几十万快递费,也方便审核退票,重新扫描等。

4、预算控制流程图

5、合同管理流程图

限于篇幅,暂时介绍这么多,更多内容请关注后面的文章。

提示:费用控制系统是财务共享服务中心的核心系统,正因为它的重要性,所以在选择财务共享服务中心费用控制系统供应商时,要选择有经验的供应商是比较重要的。