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大型企业集团如何建构财务共享服务中心

    随着大型国有企业集团管控能力的不断加强,如何发挥企业集团的协同效应日益成为管理层考虑的问题。在这个背景下,财务共享服务中心的建设受到了关注,并开始应用于国企的实践。

     作为近年来出现并流行起来的会计和报告业务管理方式,财务共享服务中心是将不同国家、地点的实体的会计业务拿到一个共享服务中心来记帐和报告,这样做的好处是保证了会计记录和报告的规范、结构的统一,而且由于不需要在每个公司和办事处都设会计,节省了系统和人工成本。目前,国内一些大型企业集团如麦德龙、立邦、星巴克都逐步建立了服务共享中心。

整合关键

   财务共享服务,并非由财务部门主动发起,而是随着集团公司的管理变革而产生。随着企业规模日益扩大、业务类型不断增加,企业分公司、子公司的多个财务机构使财务人员与管理费用快速膨胀。由此导致财务效率降低、设备投资重复、内控风险激增,总部统一协调财务越来越困难。此时,企业在变革中寻求突破的结果,就是财务共享服务的源起。 
       共享服务建立之初,必不可少的成功条件是明晰的愿景战略及管理高层的支持,其中整合好多种要素是重中之重。亟待整合的关键之处归结起来,一为IT系统,一为组织架构。 
       在财务共享服务中心模式下,远程财务流程要求建立强大的网络系统以及企业信息系统,将它们作为IT平台。其中,统一的ERP系统是财务共享服务平台搭建成功的必要条件,其作用在于,将所有财务制度固化在统一的数据库中,由信息系统进行统一设定,从而保证总部的战略得到有效贯彻落实。 
      如果集团原本使用多种ERP系统,如SAP、QAD等,那必须先在集团内推行统一的ERP。如果系统间实在无法统一,至少也要做到互相兼容。 
       建立共享服务中心,必将带来财务组织架构的深度变革。原本各业务单元的财务部可能仅会被保留下一小部分,譬如负责单据收集整理的人员,而大头将迁移至共享服务中心所在地。这样,将财务大部分的职能集中至一个中心位,可以缩减人头数,显著降低成本、提高效率,并将财务、行政流程与企业战略相匹配。尤其在企业兼并重组之后,以财务共享中心的形式将服务提供给工厂和公司,可以在合并初期就形成较好的评价体系,便于进行业务评价体系,便于进行业务评估。

流程管理要点

 

      共享服务的本质,是流程的共享。共享服务中心流程管理的主要思路是建立流程管理机制,进而规划、衡量、优化这个机制,使之真正实现稳定高效。

    设计流程时,可以借鉴很多工厂管理甚至研发管理的思想。譬如:运用业务流程再造的思想,对财务的业务流程作根本性的再思考和重设计,以达到成本、质量、服务和速度等绩效指标的显著提高。财务共享服务中心建立的过程,实质就是财务流程再造。这里,可以仿照工厂里的流水线,将每一项工作拆分到最小工序,然后重新组合,以达到流程的最高效率。同时,这也可以作为将来绩效考核的标准工作量,以及业务流程质量管理的重要基础。流程管理主要有四大要点,包括服务水平协议、收费标准、单据归档、持续优化。 
       第一,在运作财务共享服务中心之前,必须制定服务水平协议,这是以后服务中心与各单位互相沟通及业务评估的一个重要依据。 
       服务水平协议的确认,需要各公司的财务经理、集团财务总监与共享服务中心负责人统一观点,才能得到最终结果。此后,中心的所有工作都将基于服务水平协议,各公司则可根据服务水平协议评估共享服务中心的绩效,避免未来可能发生的冲突。 
       以预提费用为例,在公司财务部和共享服务并存的情况下,如何避免重复计提或遗漏是一个棘手的问题。而若在服务水平协议中提前写清,则可以完全规避这项风险。在协议中,约定好需要预提的项目、预提时间,制定全面的规则,那么,财务工作的开展和之后的责任认定就会相对简单。

       第二,在流程再造的过程中,所有的业务流程都会被拆解到最小单元,而这个最小单元就是收费标准的基础。对这个最小单元的复杂程度、重要性、容易出现差错的可能性、耗费时间等几方面进行综合考量,设定该项工作的标准数,以此把所有的工作量都进行标准化。这类似于制造业里的标准成本法,通过标准化来制定收费依据。收费标准也是服务水平协议的一个部分,并且需要在每一年对其进行重新审视、重新评估。 
       一般而言,对于一个新纳入共享服务体系的成员单位,第一年的收费标准不能超过其原本的财务人员总体成本支出,这是上限。确定第一年的水平后,接下来的每一年,共享服务中心会在这个基础之上进行循环回顾,考察有哪些标准或工作量发生了变化,并据此进行总体计算。 
      此外,亦可将服务中心发生的全部费用以一定的方式分摊到各个成员单位,作为简单的收费标准。

       第三,在单据归档上,一种方式是将单据存放在分公司、子公司所在地。处理业务时,先将单据集中到服务中心处理,待存档、分类进行完毕后,在每年的审计开始前,把所有的单据发还各公司,以便在当地进行档案管理。 
      另一种,则是统一保管在服务中心所在地。尽管如此,但在单据发生后的前几年(通常在3至5年)凭证仍保存在公司当地。超过一定年份的凭证很少被查阅,这些凭证可统一托管到服务中心。这要求服务中心所在地要有相当规模的档案中心,能够像图书馆一样为各公司保管大量凭证。此外,传递凭证时,可考虑采用影像系统来进行,把单据通过影像扫描的形式传递到中心,处理完毕后将凭证打印出来整理即可。    第四,共享服务中心需要贯彻持续改进的理念。在此间,可以使用6sigma的方法,循环往复、不断审视流程,发现其中问题、分析原因,并及时提出解决方案。 
        在日常工作流程中,可设置专门的流程控制人员,譬如流程经理,与业务人员一起审视业务在共享服务中心里运行的所有流程。流程优化过程中,由流程经理作为流程优化项目团队的主要发起人、或者也可以由管理经理来进行整个项目的管理。团队成立后,问题解决方案的提出、问题解决的关键以及解决方案的效果分析都要由流程优化人员进行跟进,直至项目结束。持续优化的思想方式,将帮助服务中心SSC顺应外界变化,不断提升财务工作的价值增值。

 建立的利弊

    建立财务共享服务中心的优势非常明显,它包括:规模经济带来的财务管理水平与效率提高;通过分析改良流程提供简化明晰的财务环境,增强财务整体的对外地位及谈判筹码;为复杂陌生的市场环境增加财务的可控性和透明度;可以较快适应兼并收购导致的多重体系、法律结构等;在提高企业整合能力与核心竞争力的同时,向外输出财务共享的商业化服务。 
      当然,也有不利之处,包括人员更替率的提高、财务与业务部门的分隔。把分散的财务部门重新整合,必然带来人员流失,这一点恐怕难以规避;而将财务部缩至统一中心地点,则会使财务的触角同时回缩,进而与业务部门间产生沟通问题,这点则可以在交流渠道、频率上设法改进。

      共享服务中心的建立,对集团公司会产生深远影响。一般而言,国内的大型国有集团比较适合建立财务共享服务中心,原因有以下几个方面: 

    其一,企业达到一定规模、分支机构众多;  

    其二,经营内容相对较为单一; 

   其三,在多元化企业中,因核算准则不同,可考虑按行业提供财务共享服务;  

   其四,每个分支机构的财务工作能按统一流程处理; 

   其五,集团总部有集中财务管理、强化对分支机构管控的需求; 

   其六,企业对风险管理要求较高,追求流程标准化及制度执行力。