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(原创)【大咖访谈录】中芯国际共享中心建设核心7要点—访中芯国际财务共享中心总监

"和别人不计较和自己较真的人生"

从爱共享推荐邱瑾参加FSSC举办的年度智能共享最佳实践开始接触她,印象最深刻是当时要一张她参选的照片,邱瑾找了半天没有,一直以来她对这个方面并不太在意,偶尔几张朴素的日常照片。追问很久,她才去特地拍了两张工装照,也就是这两张照片用在了此次评选以及这次访谈中。

邱瑾比较简单,甚至不会化妆,整个采访、摄录过程一下午滴水未沾,从开始选择位置、换姿势、摆造型甚至重新拍摄,她都没有任何计较,就是这样对外不太在意、不太计较的人,对自己非常较真,而她这份不计较而又较真的性格伴随中芯成长并经历财务转型,取得较好成果。

邱瑾:现任中芯国际会计共享中心总监。就职中芯国际多年,曾任中芯国际预算分析部资深经理等职,中芯国际十佳优秀员工,负责中芯国际共享中心筹建与运营管理,通过系统和流程优化大大提高集团整体会计核算效率。

与中芯一起成长

因为喜欢数字与逻辑,所以邱瑾大学选了上海交通大学,读国际金融的她99年毕业首份工作是房地产销售,目的是为了有机会接触更多人,培养自己沟通能力。又因为对自己较真,期望能够回归到专业相关,千禧年时加入了中芯国际从基层财务做起。

中芯国际是2000年成立的,求职时邱瑾根本不知道这家企业做什么,只是一心想去做财务。那时候的张江刚开始建设雏形,随着去往面试的路上,公交车越行越偏僻,人烟稀罕,心里却有着一份期待。面试时,中芯国际还是一大片空地,凭着想象,邱瑾在脑袋里勾画那个未来会是一家很大规模的芯片企业。她加入中芯时,那时整个财务部门只有3、4人,她的岗位是最基础的付款审核。

2年后,中芯一厂厂房建好投入生产,她开始接触基础的成本工作。工作成绩良好被调入总账部门工作,当时还没有先进的ERP系统,整套账表还是用excel处理的,都是邱瑾负责,数学意识比较强的她非常擅长这里的工作。

又一个2年后,习惯和自己较真,和专业钻研的她,再次提出返回成本领域工作,因为伴随公司的发展,成本核算方面更有学习和实践的空间,也能更好支持中芯的发展。在成本核算工作的1年,算是真正摸透了芯片代工行业的特点以及业务流程,一片芯片从原材料采购到生产线上要经过不同的站点,成本核算比较复杂,不光要结算存货的价值还要了解生产流程,不光需要具备财务知识,还要懂业务知识。

2004年中芯上市,对财务提出更高要求,需要更多分析管理的报表,对外需要公告预测经营情况,邱瑾又去做了预算和分析。即便经常加班到夜深,邱瑾依然非常开心,这是她接触管理会计的机会,同时也具有经常与高层汇报的机会。一干8年,职任预算分析资深经理,伴随努力机遇总会出现,负责上海财务工作的处长退休,基于老板的信任,她转任负责中芯上海所有的财务管理工作,包括总账、核算、付款等。

机会来自时间沉淀

在中芯18年,邱瑾一直认为自己的职业发展是“顺利”的,在一家大型企业长时间沉淀会给自己带来不断的晋升机会,但这18年里更多的是她对外的不计较以及对自己的较真。

中芯的财务共享中心是2014年开始规划,2015年正式开始项目,因为邱瑾不光熟悉业务、流程,也深谙中芯内部财务管理各个职能特点,各环节都亲身经历过,当集团规划在上海组建财务共享中心时,她是筹建者之一,后来负责管理整个集团的财务共享中心。

组建时,中芯从外部邀请了中兴通讯来支持项目咨询,帮助搭建部分组织架构与部分系统流程。规划时讨论过并入共享中心的业务模块,最后决定把整个会计核算,从前端的账务处理一直到最后出报表全部放入共享中心。2016年会计共享中心正式成立,先从上海、深圳这里试点,然后推广到北京、天津。短短2年发展快速,目前共享中心30人,服务30家企业,包括中芯主营业务的全部全资和控股子公司,共享中心确实体现了一定的经济效益与效率成果,在邱瑾眼里这都是有限的,后续还有很大的成长空间。

机会来自和自己较真

作为中芯国际十佳员工的邱瑾,在自己与中芯一起成长的道路上付出了极大的精力与心血,在中芯财务管理转型的过程里,加班曾是家常便饭,甚至不乏通宵。邱瑾坦言,公司领导层一直对她很认可,给她和团队很多成就感与信心。

经历这么多财务岗位,邱瑾最喜欢的是分析,从一大堆的数字跟报表里面找到重点的问题,写出相应的报告支持管理层决策。最大敌人就是自己,所有的机会都是来自和自己的较真,而结果是来自一直的积累,总有一天会被认可。2013年晋升评审会上,邱瑾向公司管理层介绍自己以及工作成果,同时表达了伴随公司一起成长10多年的感受,发言之后总裁当场为她鼓掌,因此邱瑾获得此次晋升机会,而这次晋升距上次晋升只有2年时间,应该来说是对她工作的最大认可。

共享中心的建设要点

1、高层支持

中芯原来的财务管理模式是以中芯上海作为总部,北京、天津、深圳都有各自的财务会计人员,负责地方的会计核算、预算、分析等,中芯上海除了负责上海地区的财务管理,还承担总部的职能。

在公司管理层对财务管理越来越高的期望下,由首席财务官高永岗博士带领推动中芯的财务管理变革,分别建设了会计共享中心、资金中心与管理会计体系。会计共享中心进行统一的会计核算处理;资金中心负责融资、外汇管理、资金调拨等;预算、业务融合、税务处理放入管理会计体系,集中了核算后,地方的财务人员往管理会计上转型,进一步为业务提供支持,在公司高层的大力支持下,会计共享中心的推行比较顺利。

2、适合的不是最先进的

对于共享中心建设,中芯是采用了外购系统结合公司自行开发系统的实施方式,无论咨询还是系统,邱瑾的经验是要选择适合企业的,先进的系统并不一定适用于每个企业或者企业流程,中芯的系统很多都是自己研发的,这是中芯的特点,因为只有自己人最熟悉公司业务。对于专业性很强的,会结合外购系统来配合实现一些功能,比如影像识别系统,中芯找了爱共享实施。内外系统之间的顺利对接是非常关键的,同时系统开发后还会涉及系统的维护与优化,都是一个持续发展优化的过程。

以付款流程为例,原来是发票寄到共享中心人工审核,而外部咨询顾问建议审核流程分为2部分,通过预审判断发票与采购单是否匹配,匹配完成后通过扫描进行系统入账,这样把付款岗原先6个人分为2个岗位,一个岗位做前端预审,一个岗位做系统入账。这种方式对于财务职能外包的企业或者人员较多的企业可能是适合的,但是当中芯国际按照这个建议操作后发现,工作职能切割以后,因为共享中心付款岗人员较少,一旦遇到人员变动或者休假,会造成其他人工作量剧增,其次一份发票由二个人处理容易出现责任推诿的情况,所以结合中芯自身的情况决定将流程调整为先扫描再派单,派单之后由一个人进行发票核对并入账,这样无论工作效率还是人员调配的灵活度都得到了提升。

3、重视操作一线人员的意见

有些企业认为购买系统才能进一步带来优化,这只是一部分。邱瑾眼里每个财务一线人员都是最接近真实操作的人,是最能提出细小改进的来源而非直接去采购先进的系统。她鼓励员工多思考,尤其遇到浪费时间的工作内容,倡议提出问题并提出解决方法,并对这样的员工进行嘉奖包括公开表扬与考核加分,鼓励并营造从当下实际工作中寻找优化方案的氛围。

4、以公司利益最大化出发的柔性管理

除了上述心得以外,邱瑾认为中芯国际财务共享中心的成功建设取源于团队氛围和谐,团队彼此共事时间较久,合作项目时能以公司利益最大化出发,相互间支持、帮助。

共享中心推行时,组织变革采用的是柔和的方式,组织的变动不是为了让人员造成流失,而是让人员继续留在中芯一起来推动组织变革的目标实现。所以共享中心成立后,考虑到员工家庭、社保等原因,虽然共享中心的组织是在上海的,但是部分员工在北京、天津工作,未来再根据业务发展,北京、天津共享中心员工可以转型成为当地管理会计的一员,而上海招聘相应的人员来补充共享中心的人力,这样可以实现组织变革下员工工作职能的平稳化过渡。

5、不断优化作业流程

共享中心建设后,考核体系比原来更详细,更多工作可以量化,比如说工作量、工作质量,除了季度考核以外,年中和年底都会有考核,结合系统的评价能够更清楚、更明确。

在邱瑾眼里,无论公司的战略如何调整,考核体系如何变化,共享中心的目标始终要不断优化作业流程,不断结合新科技做效率的进一步提升,也就是说科技也好、系统也好都要配合流程的不断优化而升级 。共享中心的目标是当公司业务规模持续扩张时,能够用最少的新增人力最大程度完成新工作的承接,踏踏实实做好财务基础工作。另外她每年都会要求完成一些新的操作手册,这些手册成为共享中心的知识中心,便于内部知识与技能的传递。

6、重视人员培养

作为共享中心的管理者,邱瑾更多的关注在人的培养上,她希望员工愿意留在公司长期发展不仅仅是因为薪资福利,而是因为良好的职业发展通道,愉快的工作氛围等其他因素。

长久以来,中芯的价值观诚信深深刻印在邱瑾以及所有老员工身上,即便这几年中芯国际迅速的发展,依然能保持艰苦奋斗的精神,在成本管控方面非常谨慎,本着尽量为公司获得最大利益降低开支的思路,也逐步养成每个财务共享中心人员的习惯。

人员流动能够带来新鲜的血液,也有利于团队成长。一旦内部有重要岗位空缺更倾向从内部进行选拔,一方面轮岗有利于人员成长,另一方面内部员工也更熟悉业务与流程,第三方面基础岗位更容易招聘,同时人力成本相对较低。综合考虑长期发展需求,有较强学习能力与意愿的人员是她招聘筛选的目标,同时希望具备同样不计较、不抱怨的特点。

在邱瑾眼里,财务共享中心未来有很多工作会被AI替代,人其实是负责运营的,也就是说常规的业务一旦标准化就可以用系统来处理,人需要应对的是新业务、公司新变化、新政策导致的改变、流程与规则设计,所以邱瑾鼓励员工要朝这个方向去发展。

7、用听得懂的语言充分沟通

早年从事销售工作带来的沟通技能,在邱瑾的成长道路上也起到很大的作用,她充分认识到沟通的作用。

建立共享中心就是为了释放更多财务人员去转型管理会计,把管理会计做得更深,进一步推进财务与业务的结合,伴随进一步深化与细化的分析,邱瑾觉得跨部门的沟通,要尽量使用其他部门懂的语言,多关注管理层关注的重点。

对于共享中心建设与外部、内部系统实施单位打交道的心得,邱瑾强调只有自己是最清楚需求的,不管对于内部it团队还是外部的合作机构沟通时,需要很清楚表达自己的需,所以在做项目时就要投入更多时间沟通需求以便未来系统上线更顺利。

如今邱瑾的沟通范围更广了,除了分子公司负责人、资金中心、管理会计体系都需要有大量的沟通,从处理更多事到处理更多人的事,面对矛盾沟通的窍门,邱瑾觉得真诚真心很重要,因为大家所处立场不同,没有对错,有些确实存在职责边界相对模糊的“灰色地带”宁可自己先吃亏做一些退让,但是原则性的内容绝对不退让

邱瑾感谢在中芯的一路成长,包括她曾经的领导人,把一丝不苟、认真的精神言传身教于她,并不断对她表示认可,对她影响很大同时也在她的管理风格里体现。邱瑾也是一位母亲,她最希望自己孩子能够继承为别人着想的思维方式,最常对他说的就是“不要太计较”。她,就是这样一位和别人不计较但是和自己较真的人,也是一位陪着中芯成长的财务管理者,更会在中芯的转型道路上继续和自己“较真”。

本文作者:财格网络总经理陈莲