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(原创)中芯国际——建设共享中心的步骤清单

着经济全球化发展,越来越多的大中型企业开始建设部署财务共享中心。这种新型的财务管理方式,主要是为了解决公司财务职能建设的重复投入和效率低下的问题。

 

中芯国际作为集团化公司运营,想要进一步提升财务核算效率,提升财务管理水平,就必须做出一些改变和努力。因此,在集团首席财务官高永岗博土的带领下,中芯国际财务相继设立了包括会计共享中心、资金中心、管理会计等新的职能体系。

中芯国际会计共享中心于2016年正式建立,随着集团各地的业务相继加入,中芯全公司范围内的会计共享体系正式建立起来。

邱瑾:现任中芯国际会计共享中心总监。就职中芯国际多年,曾任中芯国际预算分析部资深经理等职,中芯国际十佳优秀员工,负责中芯国际共享中心筹建与运营管理,通过系统和流程优化大大提高集团整体会计核算效率。

回看第21期中芯国际共享课堂直播点击:【大咖访谈录】中芯国际共享中心建设核心7要点—访中芯国际财务共享中心总监

一、共享中心能够成功运营的的三个关建因素

①、公司领导的重视和支持;建立会计共享中心需要将原有的职能切分,部分工作转入会计共享中心,因此在建立共享中心的初期也遇到了一些阻力,但由于领导对建立共享中心的工作十分重视和支持,各子公司财务主管们团结一心一起完成了共享中心的建设。

 

②、流程和系统的同步改善;如果不配合流程的改善,系统改善所带来的效益则很有限,甚至带来反作用。因此流程和系统的同步改善是共享中心降低成本非常重要的因素。

 

③、建立公平合理的考核机制以及员工职业发展的通道;对于表现优异的员工不但能在年度绩效考核中拿到高分,在内部会议上也会给与表彰和资金奖励。同时也将给予好的轮岗机会,让其在共享中心内部学到不同模块的工作经验,为未来进一步的职业发展打下扎实的基础。

二、发票影像系统的引入

中芯国际会计共享中心分为:付款审核、资产、成本核算以及总账核算。中芯建设会计共享中心面临的压力之一是原始账务数据的取得和管理,传统作业方式是人工整理原始票据进行核对,最后在系统上手工录入会计凭证。但人工操作的效率毕竟有限,难免会有错漏。

因此中芯引入了一套市场上比较成熟的发票影像识别系统,系统通过智能数据采集方式自动获取发票信息,并与公司收货系统进行自动核对并入账,同时自动建立对票据的索引及归档功能,以此提高付款审核以及原始单据归档、查阅的效率。

 

影像管理系统建成后,各地区、各项目产生的原始凭证可以通过扫描形成电子化文件,并传送至会计共享服务中心,实现了文件传递的安全性、准时性以及文件审阅的便利性问题。除了这个最明显的好处之外,发票影像系统所带来的智能数据采集还有以下优点:

 

1、降低会计核算成本;传统会计工作方式需要人工在系统上登记,费时费力。而发票影像系统的引入,摆脱了对人工的依赖。三年以来,虽然付款审核业务量在不断的增加,但仅10名财务人员就可以完成集团整个付款审核业务量,大大提高了付款审核效率。

 

2、简化流程,无纸化办公;发票影像系统除了发票扫描外,还可以实现发票自动识别,影像系统对接税务网站,如果是假发票,将很快被识别出,省去人工检查步骤避免了错漏,系统在确认发票无误之后,可以进行自动三单(发票、采购单、收货单)匹配,实现整个流程的无纸化办公。

虽然一套系统的引入对于共享中心有如此多的好处,但系统改善必须要配合流程的改善,否则效果会大大折扣,中芯在引入发票影像系统实施初期,付款审核的效率不但没有提高反而下降,其中除了有员工对新系统不熟悉因素之外,最关键的是内部流程没有进行相应的修改,造成了实际操作上的一些混乱。

 

面对新系统实施所引发的问题,内部主管们也进行了讨论并且追踪每个付款岗员工的工作流,进一步找到效率不升反降的原因,经过一段时间的摸索终于发现问题主以要出现在以下几方面:

(1)扫描岗工作质量低下;共享中心自成立以来,由于人力的控制,因此扫描岗一直由临时工担任,因此就造成工作质量不高的问题。经过工作流的追踪发现扫描岗是非常重要的岗位,因为整个付款审核流程的第一步就是发票扫描,如果扫描时没有严格按照规定来进行,会给后续的工作造成很大的困扰,增加重复劳动,严重降低工作效率。

 

(2)付款审核岗工作重复,缺少交流,无工作日志的习惯;新系统上每个任务池工作内容不同,员工需要在不同任务池之间处理不同的工作,由于员工以前无工作日志的习惯,导致对于同一个付款任务可能会重复进行操作,造成工作混乱、效率低下的问题,而且员工之间的交流也比较少,对于同类型问题也没有进行经验的分享。

 

(3)老员工情绪抵触;个别老员工有抵触情绪,对新系统不适应,初期更认可也更习惯于以前的工作方式。

基于以上问题,主管经过讨论和研究,改变了工作流程和工作方式,具体措施为:

 

(1)分设不同岗位;会计共享中心的付款组下设了稽核岗、沟通岗、付款岗、扫描岗、档案岗五大岗位,确定和规范岗位职责和工作内容避免职责不清或者工作混乱造成的重复作业,特别是之前的扫描岗,换成了正式工带领临时工的方式来进行,此外共享中心有电话热线,以前大家是轮流来接听电话,这样的话会造成用户咨询的问题每天都是碰到不同的人处理,严重增加了沟通的成本,现在电话热线固定有增设的沟通岗来完成。

 

(2)定时召开例会,建立组内公开讨论的平台,促进组员对彼此工作的了解;在会上财务人各自分享在操作过程中的经验,提出解决问题的方法,缓解大家面对新工作目标和工作方式的焦虑,化解员工的不适应感。

 

(3)撰写工作操作手册;将经常出现的问题和解决方法记录在操作手册中,让新员工们可以通过操作手册了解作业流平时可能遇到的疑难问题,更快的去解决。

经过以上一系列流程和管理方式的改变,在短短2个月的时间内,付款审核组的工作效率得到了明显的提高,系统改善的效率才得以真正体现。

三、成本月结效率提升

对于制造型企业来说成本核算相对较难,中芯以前每个月要花较多时间在成本月结上。

 

建立共享中心后采用的方法是:细化每个成本核算操作流程,能借助ERP系统自动入账的工作则实行自动入账,如无法实行自动入账则通过excel简化操作。总的来说就是将现有复杂的成本核算流程进行一步步的分解并且配合系统的改善。经过半年的努力,通过流程和系统的同步改善将成本月结的效率提升了30%。

 

中芯国际成立会计共享中心所取得的成果最主要有两方面:

1.全面提升了会计核算的效率;由于建立会计共享中心之后,把会计核算选行集中化、标准化处理,再加上引入新的系统、新的工作流程和管理方式,大大提高了基础核算效率,有效的降低了会计核算工作成本。

 

2.统一集团内账务处理方式;以前同类型业务在不同子公司间被认列到不同的费用科目上,现在会计共享中心统一处理,标准统一,大大减少这种情况的出现,统一的账务处理对于后端的分析管理是非常重要的,只有前端会计基础数据准确才能帮助管理会计更好的完成管理报表,用于业务单位的绩效考核。

当下的财会发展速度很快,人工智能等对会计行业冲击也较大,财务人只有不断的学习,自身才能进步,才能更好的服务于公司。

文本整理与编辑:财格网络谢美媛