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吴碧峰:财务共享是业财一体化的最佳实践-附PPT和案例

注:这是根据5月26号在元年科技主办的《管理会计信息化企业精英峰会》做的《财务共享是业财一体化的最佳实践》演讲稿整理。

财务共享现状

在已经建设和正在建设的财务共享中,据不完全统计,90%的财务共享是以费用报销为主的。有一些是在费用报销系统的基础上扩展报账功能来建设财务共享的,有一些直接就将费用报销集成到ERP生成凭证后就叫做财务共享。

财务共享是全业务共享

真正的财务共享,是包括费用、应收、应付、资金、总账、单证影像、资产、税务等业务共享的全业务共享形态。这才是真正意思上的财务共享。

国内外财务共享的主要区别=财税共享

财务共享从20世纪80年代从国外开始发展,到21世纪传入中国,很长一段时间中国的财务共享都是模仿国外的共享模式建设。有的IT公司在本地化的过程中,甚至将财务共享定位在了费用共享。

中国的财务管理和国外的财务管理在很多方面都有区别,其中一个非常重要的区别就在于税务制度的不同。

在中国,很多企业财务管理是将财税一起管的,所以在财务共享服务中心建设时,也需要将财税一起进行共享管控。

税务主要涉及到发票、开票、认证、申报、税务管理等几个部分。其中发票涉及范围更广,涉及到了费用、应收、应付、总账、资产等业务范围;而开票又是应付帐款的开始;认证抵扣又是应付的一个非常重要的环节。申报和税务管理是最基础的税务需求。

所以财务共享需要做好,税务这一块如果不解决,这个财务共享是非常不完整的。

如果对开票、认证、申报等税务工作进行共享管控,会给共享服务中心带来效率极大提升,人员的大量减少,流程的大幅度优化,风控风险的大幅度降低。所以通俗来讲,如果财务共享服务中心只实现传统意义上的核算集中管理,是不够的,财务共享在国内应该叫财税共享会更贴切一些。

本地财务职能尽可能往财务共享服务中心转移

财务共享就是将各种分子公司的财务职能放在一个中心完成,这些财务职能包括费用,应收,应付,资金,税务,总账报表等,做的好的共享服务中心,是尽可能把更多的本地财务职能往共享服务中心放的。

业财一体化

业财融合是财务共享的基础

提到业财一体化,首先要讲一下业财一体化对财务共享的重要性。

不少企业在准备上财务共享时,首先就是先上一套能做到业财一体化的ERP软件,然后在ERP的基础上,再去构建财务共享,也可以这么说,业财一体化ERP上是财务共享的基础。这是因为:业财一体化中最核心的业务部门

在一个企业中,最核心的业务部门不外乎三个,采购部门、生产部门、销售部门,对应的财务业务业务就是应付、成本和应收,这些也是财务中最核心的业务。

不同类型企业共享的重点不同,要因企而议

我们在建设共享服务中心时,不要一窝蜂的上费用报销系统,报账平台,先搞清楚自己企业的特点,再来建设共享服务中心。以金融、服务为主的企业,费用是大头,以费用共享为主是没有问题的;对于下游客户、代理商、经销商等很多的企业,应收账款比较麻烦,需要加强应收的管控;对上游比较多的企业,应付帐款很麻烦,这时候需要加强的是应付帐款管理;对于工厂多,生产部门多的企业,则需要加强的是成本的管理。

业财一体化的重要性

在费用、应收、应付、成本等中,应付和应收关系到采购和销售,最能体现业财一体化的重要性。这是因为:

我们从业务占集团营收比:费用占比5%-10%就非常高了。当然不同的企业类型会有一些不同。

首先从应收应付的业务量来看,一般占到集团公司的1.5倍,甚至更高。以集团营收1000亿为便计算,应收应付起码在1500亿以上。从重要性来讲,应收应付关系企业的现金流、生存和发展,也没有理由不管好。

业财一体化为什么重要

如果财务不懂采购业务,不知道采购的数据,会造成对账,三单匹配,付款会出问题;财务不懂销售业务,不知道销售数据:开票、对账,核销清账,收款会出问题。会增加财务和采购、销售、供应商、客户等的沟通成本,管理成本等。

业财一体化的几个阶段

我们很多人理解的业财一体化,一般理解为业务和财务信息互通,其实业财一体化可以分为几个阶段:

1、是业务和财务在数据层级做到互通,让财务更了解业务,付款,收款减少不必要的麻烦,不会出错。

2、做到信息互通后,财务可以分析这些业务数据,出来相应的报表,以便可以帮助更好的发展业务,实现业务的增长。

3、对于财务共享来讲,实现业务数据分析还是不够的,因为财务共享本来就是流程的再造,这时候调整财务的职能也是非常重要的,甚至财务可以承担业务部门的工作。

业财一体化与共享服务中心
业务一体化让共享服务中心为各业务条线服务

业财一体化时,采购、销售等业务因为涉及供应商,客户,员工,所以我们在建设共享服务中心时,共享服务中心不要觉得共享是一个独立的主体,而是需要将这些资源链接在一起,费用报销能为员工提供服务,应付帐款能为供应商提供服务,应收帐款能为客户服务。

财务共享服务中心的价值体现

财务共享服务中心,我们要体现出服务这两个字的价值。那我们需要提供什么样的服务?

对于上游供应商来讲,他们想了解有哪些订单?货物收到了吗?哪些货物可以开票了?发票收到了吗?发票匹配有问题吗?货款支付流程到了哪一步?都需要能很方便了解到。

对于下游客户来说,他们想了解你销售的数量对吗?开过来的发票对吗?发票明细品名,代码符合税务要求吗?是否存在税务风险?

财务共享不仅仅是核算共享

财务不仅仅是核算,把数据计算出来,出一个报表,核算只是一个过程,后面还有一个结算,怎么做到钱货两清,做到上下游财务、本公司财务、采购、销售、供应商、客户都没有问题,这是业财一体化最重要的体现。

业财一体化系统一般有哪些功能
应收结算功能

应收结算共享主要功能:

1、下游客户对账

2、预制发票

3、发票开具

4、核销清账

5、应收账款管理

6、电子档案管理

7、凭证处理

应付结算功能

应付结算共享主要功能:

1、上游供应商对账

2、预制发票

3、发票开具

4、扫描识别

5、三单匹配

6、集中认证

7、电子档案管理

8、凭证处理

9、付款管理

业财一体化在财务共享如何实践

业财一体如何在共享服务中心体现?我们来看两个案例:

案例一:

成果:通过业财一体共享设计的整合,再通过配套的方案落地实施,应付团队节省了几十人。

案例二:

成果:通过业财一体共享设计的整合,再通过配套的方案落地实施,共享将对账等职能从采购、销售人员手中接管过来,实现了流程的优化和人员的精简。