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(原创)实施财务共享系统前的思考

在公司实施财务共享前,有很多需要的思考的问题,不要以为实施财务共享是件容易的事情,光想象成功实现财务共享能够给企业带来多好的利益和优势,也有很多企业管理者对财务共享不明所以然就觉得上线财务共享就能让企业转型,进一步提升效率、降低成本等。

对于已经将财务共享上线纳入规划的企业来说,有些思考必须前与共享,对于还在观望、了解财务共享建设的企业管理者而言,建议仔细浏览本文,这或是每个参与实施财务共享的企业人都应该关注的:

1、自上而下,要明白财务共享的价值,要对财务共享有全面的认识,尤其是高层的透彻认识

财务共享不仅是标准化、重复化、简单劳动替代者,更是管理业务流程、执行集团财务管理与战略思想、推行管理会计,进一步结合IT技术和业务应用,充分协调、调用集团人员、资金、资源等有效工具,而财务共享的实施绝不是件容易的事,需要实施前好好思考思考再行动,包括管理层、实施项目小组都需对此有充分的认识:财务共享系统的实施与运行,牵涉到公司的组织、人员、预算、时间等,是一个大型的管理改革项目,不能单独以某个方面的成功来判断整体方面的成功,未必能在短时间内出现突破性的改善结果,甚至刚开始未必能够立即节省成本,财务共享建设是匹配企业经营规划的长期战略下的管理措施,是持续性、改善型、长久经营的基础。

2、不能忽视一线人员对流程、操作的理解

想要财务共享推行成功除了高层的知识,上线后一段时间内减少排斥以及对改变工作习惯的不适应,还需要一线员工对财务共享价值的认识与理解。企业员工水平不同,各自所在领域不同,加上财务共享行业自身的原因,员工对财务共享的认识和理解差异很大。在实施财务共享前,必须让企业员工用财务共享的思想去应用财务共享,绝不能“新瓶装旧酒”,这是成功应用财务共享的基础,一方面要鼓励一线人员不断把能够标准化、复制化、流程化的工作整理出来采用系统操作,一方面要鼓励一线人员往业务沟通、深层的数据分析、架构设计规划上转型。

3、对系统开发有认识,做好预估

财务共享可以说是一个集成平台,有不同的功能模块,单纯只是一个费用报销或者OA的,充其量是企业管理信息化的开端,财务共享建设不能是大型企业的面子工程,确实没有跨区域、跨行业或者多家分子公司、百家以上的门店管理,客观并不需要建设财务共享中心,只能说是把财务核算功能集中,部分使用了信息化管理的工具而已。

财务共享系统可以自建也有采购,大部分企业都有外采的部分,因为即便企业内部有资深、专业的IT团队,面对部分专业领域用外采的方式成本反而会低。无论是外采或者自建,都不能只是某个信息部门或者财务部门的工作,这是一个跨部门都需要参与的项目,涉及核心业务的负责人建议都加入项目小组,以便流程、业务信息化开发时能够更符合企业需要。

同时也要做好准备,即便是开发技术非常娴熟、技术能力很高的团队开发出来的产品,上线后也会存在过渡期,过渡期内同样会出现低级问题。

4、工作习惯与变革

财务共享本身并没有什么特别的神秘之处,而大多数失败的原因是因为使用者不愿意放弃原有的工作习惯,总认为自己是对的,这就是观念的问题。就像容易溺水的往往不是不会游泳的人,反而是自以为会、而其实不太会游泳的人。

 

工作习惯的改变往往没有想象的简单,所谓21天能够创建一个新的习惯的现象并不普及,但是持续操作1个月或者每周操作2、3次,2个月后确实能够养成一种工作方式,但是未必是一种习惯。财务共享的矛盾在于,又要人员养成符合流程规划的工作习惯,熟练操作又希望不为常规工作习惯所限制能够不断创新、找到新的完善点优化。

常见财务共享实施初期统一工作习惯的方式有:

1、财务共享实施理念的全员培训,对财务共享操作以及价值有充分认识;

2、高层支持,或早期匹配一定的奖励机制;

3、重视财务共享中心文化建设,比如办公室显性标语宣传,包括企业共享中心的理念、执行目标、要求等;

4、匹配流程的操作手册以及将企业内控要求落实在系统执行要求内的操作方法,同时不断优化手册;

5、激励机制,树立一线榜样与标杆,部分岗位可做业绩看板以示鼓励;

6、与团队、企业外分享、告知财务共享的成果,建议荣誉感,维持良好工作习惯

5、顾问合作

财务共享的实施大多数是企业与实施顾问共同完成的,成功的财务共享项目必然是双方在平等、信任、沟通、争论、协调中完成的,虽然属于不同的公司,有不同的利益,但却有一个共同的目标,就是财务共享的成功运行。实际,确存在双方、多方都为了自己的利益存在争议、耗费很多沟通成本,主要围绕在功能和需求确认上,因此明确需求、有具体完成要求、包括要实现的结果、时间,得到双方书面确认是要点。即便得到书面确认也会存在延误,建议做好相应的预估。

不少企业找了外部咨询团队、实施团队,以为就可以做甩手掌柜这绝对会影响项目的进展与实施,即便咨询团队、实施团队有很多经验,但是并不了解企业的流程、产业与业务,完全按照一方的理解与想象设计出来的架构与流程未必符合企业的真实需求,还是需要企业方在此方面完全介入。

同时在实施过程中,建议彼此配合,无论是否是项目实施中直接、间接人员,切勿出现此事与己无关的态度,因为彼此共同的目标是让财务共享项目更好、更快实施,让企业目标更好实现。

伴随系统的实施或会发现功能设计或思考不完善的情况,也不要为此着急想同步实现所有功能,一口吃不了胖子,建议多方沟通是否在当下具备增加功能或模块的能力,这个能力包括物力、资源以及人力,不光是合作机构或者实施方也包括企业内部是否有多余的人力配合,不如思考是否逐渐添加。

任何企业信息化、智能化的过程都需要思考人力、物力、流程优化、时间规划,要站在更高格局上来看待信息化的进程,同时对于信息化系统上线后也要站在长期的角度来看待当下的结果,举一反三,如上是企业财务共享系统实施前一些常见问题的思考,望能给企业就信息化建设与实施上多一些参考与借鉴。

作者:财格网络陈莲