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被刷屏的德勤财务机器人到底是什么?看看现身解读

作者简介:安武,现就职于德勤咨询战略与运营咨询团队,专注财务管理转型及财务信息化工作10年。

前段时间,我司的一个HTML5的“德勤财务机器人”宣传篇刷爆了朋友圈。很多朋友还特地给我发消息询问和咨询德勤财务机器人到底是什么样的存在。再加上业界公众号的解读,的确是掀起了一波“机器人”浪潮。看到大家这么有兴趣,再加上最近一直在攻这一块,也借助“爱共享”公众号平台跟大家分享一下我的理解。

1 到底什么是“财务机器人”?

相比大众容易理解的汽车制造企业的机器人手臂、智能机器人玩具等实体形态的机器人来说,

[caption id="" align="alignnone" width="540"] 图片来自两家厂商产品图[/caption]

最近我们关注的(财务)机器人其实更像IBM的Watson,实质上是一个软件机器人。只不过Waston注重的是AI(Artificial Intelligence)领域,而(财务)机器人当前注重的是RPA(Robotic Process Automation)领域,这两个领域中间还有一个大家可以关注的过渡演进领域是IA(intelligent automation),这几个领域智能化程度上 RPA<IA<AI ,但是技术成熟度(或者说落地实效收益)上目前是RPA相对成熟、稳定,投资回报明显。也可以理解为,企业要真的想向AI型企业转型,RPA和IA其实是其不可逾越的过程。

所以,结合大部分企业的自动化现状,这次我重点分享RPA.

[caption id="" align="alignnone" width="580"] 自动化的发展路径,图片来自德勤数字财务资料[/caption]

什么是RPA?

自动化技术一直是近20年来,全球各行各业倾注心血去提升的能力。以制造业为代表,经过十几年的积累,制造业的生产制造自动化水平已经很完善,极大地提升了企业的生产能力及质量水平,相信很多看过特斯拉工厂机器人工作文章的人会深有感触。也正是自动化的应用,推动了整个社会的人力资源结构的改变。同样,也产生了几家典型的自动化机器人企业,例如世界500强的ABB,例如被我国企业美的买下来的德国KUKA。

随着全球信息化水平的不断提高,越来越多企业或部门“生产制造”的“原材料”及产出的“产品”或“服务”,都已经不再是具体的实物,而是数据或信息。因此自动化的应用也开始在其他行业被广泛应用,RPA正是在信息化技术被普遍应用,数字时代全面来临的背景下产生的。

RPA(Robotic Process Automation)是基于计算机编码以及基于规则的软件,通过执行重复的基于规则的任务来将手工活动进行自动化的一种技术。

所以,本质上讲,我们提到的财务机器人,目前是流程自动化在财务领域的一种应用。在理解上,咱们其实可以与我们理解的机器人手臂类比理解。目前国外对RPA技术定义的几个显著特点:

处理可重复任务:通过软件编程语言实现的机器人可以处理重复的人工任务;
在用户界面运行:基于规则在用户界面进行自动化操作,非侵入式模式不影响原有IT基础架构;
模拟用户操作及交互:机器人可以模拟我们的日常基本操作,例如:鼠标点击、键盘输入、复制/粘贴等一系列日常电脑操作;
可单个部署也可虚拟部署:机器人可以是一台实际的电脑,也可以是云模式下的虚拟机桌面。

 

RPA在财务领域能做哪些事情?

基于RPA的特点,我们可以将RPA技术应用的场景分成两大类:

1、基于手工的操作任务处理:例如登录企业内部应用、基本的文件及文件夹操作、邮件的日常处理、鼠标、键盘操作,表格填制、数据读取和录入等等人类操作模拟

2、基于规则的判断任务处理: 例如判断、计算、OCR识别及处理、爬虫数据处理、分析预测等人类判断模拟

再加上RPA技术那“认真执行”“不知疲惫”“无限扩容”的特点,会有以下几类应用尤其适合RPA技术应用:

大容量数据:例如大量数据的计算、核对、验证、判断审核等;
高频交易处理:例如每日大量的交易核对,大量费用单据的审核;
易出错业务:例如人工操作容易出错的业务,如系统数据的录入,数据核对等;
低附加值流程:例如各系统的主数据的添加及更新维护,发票的登记及状态维护等。
那么,我们来看在财务领域,RPA到底能做哪些事情?
基于目前常见的集团财务职能划分,我们就很好理解RPA最容易发挥效用的地方就在交易型财务处理内部风险管控两大部分。尤其对于依托财务共享模式进行企业财务管理转型的企业,共享服务中心的主要职责恰恰就是交易型财务处理及部分控制审核,再加上SSC特有的标准化及流程化,RPA也就具备了上好的应用环境,这也就是为什么国内的共享服务中心建设浪潮之后,财务机器人技术备受关注的原因。
[caption id="" align="alignnone" width="478"] 常见财务职能划分示例,资料来自德勤咨询财务转型团队[/caption]

以处理交易型财务的共享服务中心为例,我们常见的业务流程包括:销售至收款、采购至应付、员工费用报销、存货与成本、资产核算、总账与报告、资金结算等流程,那么这些流程里适合RPA机器人的流程和程度如何呢,我们看一下相应的经验及对应的示例:

基本可以看出,各流程均有一定的RPA机会,尤其销售至收款、采购至应付、资金结算流程可RPA机会非常高,未来相信随着业务及技术的发展,整个财务流程可RPA的机会比例会进一步提高。

机器人在财务域里可以做的事情相信大家已经基本有一个概念了,通过机器人做相比人工做的优势这里就不多描述了,之前我司的材料及部分公众号文章已经解读的非常清楚了,粗暴点来讲就是:不累,不错,不吃喝,还快。 有的机器人已经可以节省近90%FTE的投入了。(根据流程情况不同比例有所差异)

(这里留个思考话题给大家,这些流程的自动化处理其实在企业的很多信息系统的建设过程中,已经多多少少开始建设了,例如:会计分录的自动生成、业务系统和财务系统的对接、结算系统的自动对账等,那这类系统性的自动化建设与RPA有什么特殊的差异吗?)

听起来大家是不是感觉自己的职业生涯受到了威胁……别担心,接下来我再来解读下我们财务人员如何破局。

财务人员如何应对?

从表面上看,执行重复交易类、低附加值操作的财务人员面临着职业困境,工作内容会不断被机器人所代替。但是从社会技术发展历程来看,新的技术革命带来生成力的提升除了减少人工投入的同时,同样会带入新的职业需求,并且提升单位产值,RPA技术亦是如此。

一个成功的RPA项目绝不是简单的机器人开发及上线,我们更多的认为这应该是一种战略行为,通过配备完善的团队去支持企业进行后台职能部门的整体转型

*我曾经跟同事半认真的说,未来企业决策层可能会有CAO(Chief Automation Officer),结果被某90后老司机提示后……,我们笑了一天。(捂脸)

那面临“机器人来了!”的时代,我们建议我们的财务人员如何应对呢:

拥抱变化,顺应时代发展趋势。想想你现在的工作状态,要么月底加班,要么月初休不了周末和节假,每天大量的工作时间可能都被相对机械的工作所占据,我相信大家的内心也期待着释放自己的双手,减少非工作时间的投入,陪陪家人学学习。因此,我依然强烈的建议我们的财务人员,一定要积极拥抱和支持公司的财务共享服务中心的建设、财务机器人应用等项目并主动参与其中,在变革中发现新的职业方向;

积极转型,关注自身持续价值创造的能力。要么加强业务理解能力,做好对业务的支撑,加强财务分析模型的构建及分析能力;要么加强对内部交易财务处理的流程及标准的理解能力,成为财务流程的运营管理团队;要么提升自身的管理知识储备,向例如财务与风险管理职能演进,成长为价值财务团队成员;
建立自动化工作思路,充分了解业务场景,不断去提高业务处理过程中的标准化、规则化,想办法建立起工作中的“规则库”,做工作的主人,而不是纯劳动者。例如之前跟大家交流共享服务中心提到的“我们不是机器人,我们应该是机器人的管理者”
增强信息化能力,机器人时代我们面临着新的管控架构,大量应用RPA技术的公司一定要建立起一个统一的RPA CoE Team,这里会衍生出例如:RPA Supervisor、RPA Administrator、RPA Change Manager、RPA Business Analyst、RPA Solution Architect、RPA Developer等一系列职位需求。其中很多岗位是既需要丰富的业务(财务)经验,又需要一定的信息化理解能力。

最后,再简单分享下,我们应该:

如何开始“财务机器人”之旅?

RPA技术的应用其实有一定的前提及准备,一般我们建议要做到以下几点:

业务方面:

充分认识到RPA技术其实是企业智能化的必经之路,而RPA技术的有效应用应该建立在企业内部具备一定标准化,规则化水平的前提下。而这也正是为什么我们建议要先考虑共享服务中心的建设,通过持续推进标准化作业,规则化业务处理,再做财务机器人的应用才能收到良好的投入效益;
企业内部基本实现了业务流程的信息化建设,保障内部信息都已经数字化。毕竟我们的“财务机器人”目前还没办法或者说不值得看到业务人员手写的一张单据就完成后续所以的财务处理,包括把这张纸送到档案室去;
可研分析及人员储备,挑选十分熟悉财务流程的成员组成自动化团队,并着手统计相应的数据进行可研分析。
技术方面:
 RPA平台选型:目前国外比较典型的供应商有automation anywhere、Blue Prism、UiPath、Redwood,这几家平台是无法兼容的,且由于各种原因这些供应商的产品都有自己的特点,例如SAP集成能力、Licenses计费方式差异等等,因此选择适合企业自身的RPA平台其实是长期战略的重要因素;
人员及知识储备:目前来看,技术方面相比传统的软件开发管理过程难度有所降低,但是如果具备一定的软件编程语言、信息化系统基础的人员,包括熟悉对应RPA平台的知识储备,会更利于整个RPA战略的后续执行。

基于一定前提后,我们建议RPA项目的开展可以分为以下几个阶段:

原型可研阶段(Prototype):通过选择目标流程,按照现有流程进行端-端的梳理,识别流程中的自动化步骤,并通过RPA软件配置及测试“机器人”,通过原型的交付获得企业内部关键利益者的支持;
试点交付阶段(Pilot):通过小范围的测试和应用,证明RPA战略的可行。通过选定目标流程后进行一定的流程评估,并根据需要进行流程重新设计,完成机器人的开发,并进行机器人的管理架构、运营管理及异常处理及控制等管理方案的研究。完善后,交付上线使用并跟踪收益产生,持续优化;
全面实施阶段(Roll out):通过全面定义业务目标,进行流程自动化的重新评估及部分流程设计,建立完整的部署路线图,开始梯次开发机器人,并完善RPA的管理模型,同时培训员工具备RPA的发现、设计、管理及维护能力,并建立组织治理结构和CoE,完善包括KPI绩效、持续改进机制、培训及沟通方法。

总之,做出一个机器人不难,但真正的挑战在于如何经济有效的建立起依靠RPA技术构建企业新的职能管理模式,并保证这种模式的稳定、安全、低成本的运作。

后文:

感谢老板们的支持和信任,及RPA先遣队成员的努力。通过大家的努力,我们首个商用项目的第一个机器人(也可能是国内第一个商用的财务机器人),于5月初顺利上线了。说实话,看着我们自己构建的机器人运行起来的时候,内心的感觉就是:爽+激动小自豪,目前我们第一个RPA小程序已经可以为客户节省800分钟/月的手工工作量。

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