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(原创)CFO访谈:独角兽企业美菜网财务共享式的财务管理模式

经历过鼎盛时期的窝窝团,见证了“千团大战”后的衰亡,赵亦男把之前的经验总结在美菜网的财务管理设计里,与美菜网一同成长,在没有布局共享中心建设的计划下,完全按照业务需求配合财务管理,总部集中核算并由总部统一所有政策与流程,财务的支持一切以业务优先。

随着赵亦男在美菜网的时间增加,美菜网的财务管理也增加了她的个性特点,不断砍掉浪费时间的工作,尽可能用技术、系统、工具优化效率,逐渐形成了鲜明美菜网印记的财务共享中心作业式的财务管理。尤其是近两年,得益于新技术的突飞猛进,和公司高层的全力支持完成6大模块、6大业务系统的财务共享中心建设。

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美菜网是一家以生鲜为主的 to B自营电商平台,经营品种涵盖餐厅、食堂所需的所有食材、耗材、用品。成立于2014年,已覆盖全国300余个城市,员工过万人,已历经多轮融资,估值近百亿美元。2018年3月23日,科技部火炬中心、中关村管委会、长城战略咨询、中关村银行联合发布《2017 年中国独角兽企业发展报告》,164 家企业美菜网排名第 47 位。

赵亦男,现任美菜网财务总监,曾任窝窝团财务总监,德勤审计经理。擅长IPO、美股上市审计、搭建财务团队、财务共享中心搭建。注册会计师、注册税务师、注册资产评估师。

 

总结美菜网在两年内实现全部模块上线的成功经验,赵亦男认为一方面是因为公司新创,没有历史包袱,财务员工平均年龄不到30岁,容易接受新事物,阻力小;其次是以老板为代表的管理层具有大格局,并对数字高度敏感性,要求财务数字的高效敏捷性;第三基于美菜网的互联网基因,信息化能力强,所以财务共享建设才能顺利推动与实施。

财务组织与人的转型之路

赵亦男加入美菜网时,财务团队不到10人,没有体系、制度、流程,甚至没有报表。五年的发展,随着高端人才的不断引入,分工明确、制度流程出台,系统搭建、逐渐形成了目前的架构:财务团队300余人,分为以集团经营分析为主的经营经营管理中心、以区域经营分析为主的财务支持中心和财务共享服务中心三大中心。财务支持中心也就是业务财务,共享财务和业务财务占比为2:8,财务团队已完成管理会计建设思路下的转型,成为服务业务、实现价值创造的管理会计方式下的集团财务管理模式。

目前财务共享中心约60人、承担着应收、应付、税务、费用、资金、总账报表的全部业务职能。随着系统的逐渐完善,在人单成本、风险管控、增收创收上都取得了持续进步。以人单成本为例,商品采购发票,直接人工处理成本由两年前的4元降到了现在的1元;1张报销单(所有费用类报销,包括员工报销以及对公报销,一张报销单可能有很多张发票)的直接人工处理成本从两年前的10元降低到3元,而这些改善还在继续进行着。

美菜网的迅猛发展离不开业财一体高度的无缝连接,体现了美菜网财务管理、人员管理、信息管理各方面的系统思维落地。但这个改变确实不易,开始的一两年,成员确实很不适应,在工作实操层面,发现学校里教的借贷、明细账、三张报表完全用不上,离职率居高不下。

赵亦男利用培训、荣誉体系、团建、项目pk、搭建和业务沟通场景等多种方式来改变员工观念,帮助员工在信息系统自动化执行的日常中,找到财务人的存在感乃至成就感。同时来自业界的声音,比如类似FSSC这样专注于企业智慧转型领域的内容平台,发出的行业资讯,创造各种培训的课堂,对前沿财务共享、企业信息化趋势、财务人转型等理念的不断分享和传播,也慢慢让财务人提升认识并接受这样的转型。

除了意识转变以外,美菜网财务共享人也在进行角色和职能的转型——往产品设计的方向转型,这是美菜网独特的地方,基层的共享作业人员,在作业之余要去思考如何用系统、智能化的方式来代替人工。目前美菜网财务共享中三分之二的员工会直接对接产品研发,提出解决方案、落地实施步骤。

2019年初,应公司战略要求,将共享中心的应收、应付、费用、资金结算从北京的总部迁移到武汉,只保留共享中心总账的职能。通常面对这样跨区域迁移,常见的现象是本部人员更倾向留在地方,哪怕需要岗位变动,然而美菜网的共享中心迁移,共享中心的伙伴更愿意在原来的岗位,对接业务与研发,从这点上可见其共享财务转型初具成果。

财务共享的建设之路

美菜网的财务共享建设之路是结合企业特点,在适合的路径下,按照优先级建设的。

美菜网服务200多万家餐厅,帮助餐厅解决供应链,包括食材、消耗品等等,也就是说自营了数万种SKU,这么大数量SKU的采购、入库、分拣、出库、配送、签收、拒收、退货的财务处理繁琐、复杂可以想象,还有生鲜类产品的特殊性,存在下单量与实际订单在分拣、称量的差异,包括配送的损耗、新鲜与保质时效等的影响,都会对订单产生影响,有二次收费或退费的情况。目前美菜网业务拓展全国近300个城市,复杂的法人架构体系、快速的业务发展,使得财务要在短时间内要去完成匹配业务地方发展的整个组织、人员、业务的搭建,因此美菜网财务管理模式从成立起就是按照共享模式建立的。

因为美菜网业务发展快、区域跨度大、相对成熟的财务人员又少,为了在支持业务的同时做好风控管理,赵亦男认为首先要保证营收数字准确、及时获取以及颗粒归仓,所以美菜网的系统化建设首先从应收系统开始,而后随着业务发展与变化不断完善与迭代,目前已经迭代到8.0版。

大量交易以及供应商往来,采购支付的现金流是公司流出的最大现金流,必须要实现系统管控以及“四单”一致(合同、入库单,发票,付款单),所以上线的第二个系统是采购结算系统,

同时费用报销的系统上线,美菜网日常报销的特点是体量不小、单据多且杂、账务处理多样化,通过费用报销系统管控地方费控、及时获取费用数字、为日出损益表打下基础。

随后上线了税务开票系统以及资金管理系统。美菜网的税务开票系统经过两次迭代,第二次更新是为了更好服务业务,提升客户满意度,让客户可以自选开票的订单、选择发票的形式、配送方式并跟踪发票物流情况。

美菜网资金的系统很有特点,除了资金的上收和下拨、现金出纳等聚合在该系统里,如果每天现金收缴额大于1000块就要求存入指定银行,系统会监控上缴进度。

美菜网的存货核算系统是用个别计价法来核算着萝卜、白菜等每一种SKU,在这么大的库存周转量下能够使用这样的核算方式,得益于美菜网强IT研发能力、也是互联网公司的特点、基于业务上所有的货品最终流向都有追溯轨迹。

行业以及业务的特点下没有最好的,只有最适合的。每个公司都有自己的特点,在不同的发展阶段也会呈现出不同的差异,知道什么是最好的就没有最好的,只有最合适的。赵亦男认为企业选择信息化系统,不能只看软件商的知名度,也不是价格高代表更先进,而是与企业的适合程度,企业成本要求不同、模式不同,不是最先进的模式就是适合企业的。美菜网除了总账系统外购外,其他都是自研的,这也给具有一定研发能力企业参考。

赵亦男是审计师出身,现在投身财务共享,这些年来强烈感受到财会专业背景不足以胜任共享负责人的角色,还要有数据化和系统化的思维,即便可以依靠研发团队,但是方向和思路还需要财务自己来把控,她建议财务人员必须要具有数据和系统系统,时刻关注最新技术动态以及管理趋势,把知识预备在企业发展的阶段之前。

胜出在“内功”的传承

互联网公司的特点是业务变化快,组织变化快,更新迭代要快,在这样一种工作状态下,就需要员工都要有激情、保持创新力。赵亦男总结下来,美菜网发展远比当年的窝窝团更迅猛,很大程度在于内功的修炼,主要表现在如下几点:

1、重视数据应用。依托共享中心的数据获取和处理能力,能够按日出具经营情况报告,通过移动端及时提供给管理层和业务总经理,帮助管理层随时根据数据,瞬时修正业务策略,调整战略和组织,确保业绩的持续高增长。

2、管理者还要担负“第二”使命。除了财务总监以外,赵亦男担任美菜网“政委”二年多,围绕员工的成长,不断宣传公司使命、愿景、价值观,保证300多名财务人员对公司的理解、认同全部一致。工作就是一场修行,从工作中来再回到工作中去。

3、新项目孵化时,财务管控同步接纳。美菜网每个新孵化的项目都会直接接入共享中心,一个新业务就代表了一套新的系统、一套新的业务流程和模式,共享中心要快速响应,即配合新业务工作的同时,控制落地过程中的风险。美菜网的共享中心并不是一个数据处理工厂,更是一个风险管控中心,会随时提出管理意见,同时梳理与财务相关的风险,固化到共享的流程中。

4、财务要服务业务,把内控施于无形,让业务人员无感。例如在系统里设计必要条件,当条件不符合就无法进行下一项,比如没有附带合同就不能填报;尽量让员工使用系统时使用选择项而不是开放项目,便于操作;为了便于管理,设计一些提醒业务,例如出差后会通过系统对员工及员工上下级发送提醒告知出差结束,提醒报销与借款结算。

5、引导在枯燥的工作中寻找“小确幸”。坚韧是赵亦男选择团队成员时最看重的品格,当面对日复一日无尽头的工作,感觉自己已经努力到无能为力,却依然被投诉时,依然能够坚持,并能在枯燥的工作里找到小成就,小幸福,以激励自己继续改进、创新的能力。作为管理者,要善于给与员工这样的引导,让工作融入生活。

有人说企业的文化是老板的文化,这些年采访下来,发现财务团队的文化传承不光与创始人有关,更与最初加入的财务负责人有关,企业的财务管理特点不光有CEO的影响、行业的影响,更有CFO、财务总监的个人性格、习惯、经验的影响。

美菜网的财务管理里,融合了赵亦男之前多年审计的经历、经由窝窝团、团购网站盛衰的经验,更有她拥抱新生态、新技术,每天迎接改变的特点,能够不断学习并融会贯通,确实不是几句话就能实现,更需要脚踏实地一步步走来,一切如赵亦男常说的那样,“相信一切是最好的安排”。

作者:财格网络陈莲,转载请注明作者与出处