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(原创)财务共享上线必读:系统成功上线的三大要素

随着共享理念和实践的进一步发展,有很多企业已建立了财务共享中心,也有不少企业正在准备筹建财务共享服务中心,这些承接企业战略转型、业务变革的财务共享中心建设往往被寄予巨大的期望,实际上财务共享系统上线后会有一段时期不光不能降低成本、提升效率,还会因为改变了习惯的流程与业务模式,造成内部的不满,甚至反抗。

FSSC就建立财务共享的企业调研发现,建立财务共享中心的企业有10%效果非常不好,25%的企业建立财务共享中心取得非常好的效果,其他的企业都是产生一些效果还在改善中。去掉实施规划的影响因素,其中实施后效果不好的企业主要是当年建立财务共享中心或财务共享中心成立时间不足半年的,而取得效果的企业一般都已经建立财务共享中心一年以上,优秀的企业或财务共享建设与实施规划详细的集团,则在系统上线3个月后就产生非常明显的提升效果。

到底其中有哪些因素?哪些是实施的问题?哪些是流程设计的问题?哪些是企业本身的问题?哪些是系统编程的问题.......

为此,FSSC与数位服务商实施顾问、运维团队成员、企业财务共享项目小组成员沟通,总结如下几点,是系统上线后企业容易忽视的问题,也是影响财务共享成功上线的三大重要因素。

一、对内、对外积极心态,宽容接纳问题

属于系统、程序BUG,通常是出现多次,且非一个账号或一个区域、分子公司,也就是说非个案,当然也会有偶然性事件是系统问题的,因此通常软件服务商会提供一定时期的免费运维,以便及时修复、调整。

有更多时候,并非是系统或者软件的问题,而是使用者的操作问题,建议企业内要具有积极接纳的态度,无论是对内、对外,使用者、推行者都要有一种接纳错误的心态,鼓励尝试、鼓励发现问题、鼓励提出问题,才能在财务共享上线的一段时间内更好完成衔接与过渡,引导财务共享中心实施与应用往良性的方向发展。

二、充分培训、重视操作手册,尤其是配置信息与注意事项

 一般企业财务共享中心建设各个阶段会安排培训,实施前的“洗脑”、实施中的核心人员培训、上线后全员操作培训等,但是依然会存在培训不到位的情况,这多因为组织的变化、人员的变动或系统的更新与优化,对于财务共享中心而言,培训不是一次性或者及几次性的全员培训,要结合组织变化、系统升级等组织相应的培训,例如针对部分人群、部分涉及功能模块的部门等,同时要重视操作手册

一般软件服务商会提供操作手册,但是这份操作手册往往只是系统、软件、移动端的具体使用方法,建议企业结合自身财务管理特点、内控要求制作详细的相关人员操作手册,同时要求必须要熟读。

对于项目上线交付前,外部单位提供的操作手册,建议企业从事相关操作的人员、IT人员要熟读,通常里面会包括各功能的业务操作流程、注意事项、相关配置信息等,尤其是配置信息,总部多会比较注意,但是地方、供应商、门店有可能就会忽视有关配置与注意事项,导致系统无法登录、数据无法传输等。此时切忌凭感觉,凭经验操作,一定要重视操作手册的浏览。

常见配置问题:

1、电脑杀毒软件误删除客户端中的文件,导致系统登录报错,须将客户端设置在杀毒软件的白名单内;

2、电脑windows系统安全性要求,无法自行安装提示异常,须使用管理员权限安装或打开;

3、外置设备驱动程序未升级或不匹配,例如扫描仪的驱动程序过旧与系统要求不匹配,会影响扫描识别效果;

4、初次使用配置不完整,例如服务器网址设置、软件安装以及存储路径等,影响有关信息的抽取与调用;

财务共享上线后70%的所谓“BUG”都是由于用户操作不规范导致,当上述问题出现多次后,必须要对加强硬性训,不定期抽查,以便尽快养成正确操作的习惯。同时要求系统、流程、业务模式新建、变化、更新后,要及时更新操作手册,并进行统一培训

三、解决问题而非推卸责任或纠责

在FSSC接触的服务商以及财务共享实施案例中,常听闻因为当下遇到的一些问题相互推卸责任、抱怨、甚至抵触的现象,尤其是多方配合共同实施的项目、多个系统衔接的企业中。

这种所谓列清哪方职责、尽量推卸自身问题的情况,对企业而言是最大的浪费,出现问题不可怕,可怕的是不能在最短的时间内解决。

这种问题的解决需要企业、实施单位共同的配合,不是甲方对乙方有要求时,乙方须立即处理、24小时内解决、立即到现场来服务,包括乙方需要甲方给予支持、反馈时,甲方同样能够及时给予与配合。

出现问题时解决问题是优先要思考的,就事论事,客观评价。就当下问题沟通、协调解决方案,没有必要对掀“老底”或刨过去的问题,对别人有要求的同时也能看见自己的问题。尤其是财务数据往往对于企业非常重要,等问题在最短时间内解决后,再追究根源以降低后续可能出现的风险是最好的方法。

在解决问题的同时,要彼此尊重。对甲方来说,一个小BUG等于100%的问题,小小的问题有可能造成巨大的影响与损失,对于乙方众多客户而言可能只是不到1%的小问题。且不说协议或者合同约定,硬要通过法律的方式来强制约束,无论从时间效果、人力精力而言都吃力不讨好,也会降低企业共享项目小组在高层管理者心目中的良好印象。不如在合作中彼此友好、尊重,保持底线中以配合优先,恶语相向、有意刁难、推卸责任都不利于项目的推进,对彼此都是损失。

不少企业存在多个系统并行的情况,有多个不同机构的销售、运维、技术人员,建议做好相应的系统或项目备忘,例如功能模块、协议服务内容、服务时效、相关负责人员的通讯录等,以便遇到问题或者人员变化时,能够第一时间找到对应系统的处理人员,A公司系统出现问题让B公司来解决、服务时效过期通常会浪费更多时间。

企业财务共享系统上线,内外都需要相互配合,对于企业而言财务共享成功上线后,取得良好成效有利于经营与发展、快速响应市场与推动决策;对于企业共享项目小组而言,财务共享成功上线后个人成绩得到认可,有利于个人成长、发展或晋升;对于服务单位而言,企业财务共享成功上线后,才能项目收尾、收款或延伸其他新需求、利于品牌建立,这本来就是相互联动的关系,因此让项目成功上线是多方共同的目标,就这一认识达成共同真正的一致时,能更有利于财务共享成功上线。